寄信不踩雷！職場電子郵件５大注意事項

身在職場，難免遇上使用電子郵件溝通的時候，這個看似簡單的聯繫卻暗藏不少細節，甚至影響合作效果。本文就整理出撰寫時應注意的5大重點，幫助職場小白或資深老鳥提升專業形象。

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相信每個上班族在踏入職場後，或多或少都曾遇到以電子郵件聯絡溝通的情況，《Social Lab社群實驗室》近日就從過去一年的網路社群討論資料中，統整６大職場信件NG行為，包含寄信時間不恰當、發錯信件、寫錯收件人姓名、內容冗長、用語不正式，以及主旨不清楚等。

那麼，一封專業又有禮貌的Email到底該如何撰寫？需要注意哪些重點？接下來我們就逐步教大家每個欄位該注意的重點，從寫好電子郵件開始提升職場形象！

一、主旨破題，一句話講重點

電子郵件的主旨清楚與否，直接影響收件人開信率或處理順序。與其使用「關於合作案一事」、「1月財務報表」這種籠統中立的信件標題，更好的方法是簡潔扼要講述關鍵信息，如「XX廠商有酬合作案邀約，請於X月X日前回覆意願，謝謝」、或「1月財務報表-單月淨利XX萬，請確認」。

修改後的信件主旨不僅清楚傳達內容重點，同時也加入「請回覆」、「請確認」等呼籲行動的字詞，引導收件人做出後續動作，大大增加電子郵件被優先處理的機率。

撰寫電子郵件正文時，同樣以言簡意賅為原則，並注意以下注意事項：

無論是中文或英文商業信件，切記依照與收信人的親疏交情採用適當稱謂。面對不熟識的人，以「最高職銜」或「X先生／小姐」稱呼並加上簡單問候，最不容易出錯，如「張執行長您好」；若是已有一定交情，就能改以彼此熟悉的稱謂搭配輕鬆寒暄，顯得親切又不失禮。

此外，當必須提及收信人名字時，務必確認姓名的正確寫法或是拼法。尤其如果在信件一開頭就寫錯，不僅感覺不夠重視對方，影響後續觀感，也容易留下做事不夠細心的印象。

信件首段最好能清楚交代「5W1H」： who （何人）、 what （何事）、when （何時）、where （何地）、why （為何）、 how （如何做），如此一來，即使對方沒時間仔細閱讀整封郵件，也能馬上了解這次傳達的重點與要求，提升溝通效率。

接著再分段詳細說明，記得每段只講述一個重點，內容盡量控制在140個字以內，並加上小標題。簡潔清楚的排版既避免內容過於冗長的問題，又符合大眾閱讀習慣，各個要項也更加一目瞭然。

既然是商用電子郵件，就具備一定程度的專業要求，如果是中文信件，請用「全形標點符號」，若是英文郵件，則搭配「半形標點符號」。正確的符號有助於流暢閱讀，一下全形、一下半形的隨意混用，除了讓排版顯得雜亂，亦會打斷閱讀節奏。

那麼信件能否出現表情符號呢？雖然根據世代不同而有著相異的接受度，但在郵件本質是「傳遞資訊」的專業考量之下，仍是建議少用表情符號。至於時下流行的迷因梗圖，據 Email 行銷公司 EmailTooltester 統計，有18%的受訪者會因此被惹惱，所以也不適合出現在職場信件中。

電子郵件最常發生的失誤中，粗心忘記夾帶附件絕對榜上有名，但就算記得上傳附件，也經常發生附件檔名標示不清或是檔名一堆亂碼的窘況。好的檔名不僅要包含文件主題，如果經過多次來回修改，建議在名稱後面加上新的「日期」或「修改版本」，方便雙方查找、對照。

另外，還要注意夾帶檔案的容量上限，超過上限時可壓縮或整理轉檔成一份附件，協助收件者節省下載時間。若是上傳到雲端空間，記得開啟瀏覽、下載權限，並縮短雲端儲存的網址後，再將連結貼進信件，維持版面簡潔。

為了方便收件人日後主動聯繫，首次寄信時，建議在信件最後加上簽名檔，提供對方最快能找到你的方式。簽名檔內容通常包含：

至於LINE、Telegram、Skype等即時通訊軟體ID，則可視業務內容選擇是否加進簽名檔。如果懶得每次寄信都手動留下資訊，不妨利用郵件系統的簽名檔設定，在每次寄信時自動附上，以減少忘記的機率。

當計劃或專案有多人參與時，到底該把信件副本（CC）、密件副本（BCC）寄給誰？原則上，只要是與這封信有關的協力單位，都屬於寄發副本的範疇。例如對方代理人、對方主管、自己代理人、自己主管等。假若要保護其他收件人的資訊，或是一次發給多個人而不讓他們發現彼此身分時，則可利用密件副本功能。

要特別注意的是，當你收到一封帶有副本的信件時，選擇「回覆」或「回覆所有人」取決在「回覆的內容是否對所有人有意義」。例如當對方發信CC給主管跟代理人時，表示主管跟代理人都需要知道聯絡的內容、處理時間與進度，此時選擇「回覆所有人」才是禮貌的回信。

掌握以上5個職場信件注意事項後，再配合簡單扼要的用字，尊重收信者時間，相信就能避開大部分的地雷行為。信件正式寄出前，也別忘記再從頭到尾檢查一遍，確保各項資訊無誤，讓信件溝通變成展現細心與專業的職場技能！