距離好提案，只差一張好圖表！「數據視覺化」讓老闆買單！

上班族的工作中，多少都會碰到主管交辦「整理數據或報表後做出報告」的任務，但提出的報告卻換來主管滿頭問號、甚至要你重做，這是因為你缺乏「數據思維」中最終也最重要的「論點表明」能力！

如何藉由適當的圖表表現你對數據的價值見解或洞見，藉此來回應老闆的問題、做為老闆行動或決策的依據，就是你能在職場成功加分勝出的關鍵！

有些訊息可以引導我們採取下一步行動，有些訊息則是引發我們新的疑問，比方說：銷售有逐月下滑的趨勢，為什麼會這樣？那麼我們就需要獲取對應的數據來回答這個問題。

透過視覺化圖表的方式，有助於我們更快總結趨勢、澄清問題與發現新問題。關於視覺化圖表，多數人面對的難題不外乎有3個：

1. 圖表該如何選？怎麼用？
2. 如何提升圖表的視覺化效果？
3. 如何用圖表說一個有說服力的好故事？
    

一、選擇適當圖表：用「點線面」決定

為了滿足各種資訊呈現的需求，在資料科學領域持續都有新的圖表被創造出來。但對於一般職場工作者或商業場景中，實在沒有必要使用「奇特」的圖表，甚至自創一個出來。因為當圖表是用來表達訊息時，不常見、特殊的圖表只會增加他人解讀圖表的困難度。

不是好圖表都會被理解，而是能被理解的圖表才是好圖表。

換句話說，當圖表中訊息的理解阻力遠大於傳達價值，就會被視為爛圖表！

在數據思維的最後一個階段「論點表明」中，我想你應該學到了「表達用圖表」與「思考用圖表」的不同。你要做的是找出資料中的資訊或洞見，然後用合適、簡單的圖表來呈現出你的觀點。根據3個不同目的來選取對應的8種圖表，其實就足以解決工作上的問題了（見圖 4-8）。

• 想要呈現數據的關聯：可以選擇散布圖、泡泡圖。
• 想要展現數據的變化：可以選擇折線圖、斜線圖。
• 想要比較數據的大小：可以選擇長條圖、圓餅圖、瀑布圖與雷達圖。
   

二、思考圖表細節：使用 TOP 原則

圖表的使用，是為了提供判斷的依據、創造行動的誘因，讓觀看圖表的人能採取行動。如果對方看完後毫無反應或感到疑惑，很有可能是使用的圖表不對、或是沒有清楚傳達出對方需要的訊息，也有可能是說明的方式沒能打動對方。

你知道嗎？視覺化圖表的使用也是需要設計體驗過程的，包括對象、目的與場合，又稱為「 TOP 」原則。

• 對象（ T ： Target ）：圖表是給誰看的？
  自己看的，能找出訊息就好，不用在意圖表美化的問題；若是給他人看的，就必須站在對方的角度思考，如何讓訊息傳遞更為直觀？合適的圖表選擇是必要的，但如何突顯重點、削弱雜訊，讓對方一眼就能看到關鍵訊息也是圖表能否發揮成效的關鍵。
   
• 目的（ O ： Object ）：傳達的訊息是什麼？希望對方看完後的反應是？
  比方說，希望透過圖表展現數據變化的趨勢，可以選擇折線圖或斜線圖。而在向主管報告時，希望對方聽完後感到安心？還是期望對方能認同自己提出的觀點？或者希望對方聽完後容易理解並提出看法？不同的目的，都會影響到圖表呈現的細節。
   
• 場合（ P ： Place ）：圖表用什麼形式展現？
  圖表是運用在內部討論或例行性報告上？或是對外的提案報告、行銷文案或是電子郵件中的說明？採用紙本輸出、還是電子文件？輸出時有沒有色彩的限制，是黑白、灰階、單色還是彩色？需不需要有人輔助說明？這些因素都會影響到圖表在視覺化上有不同的表現方式。
   

三、提升視覺化效果：7個操作小撇步

提升圖表視覺化效果可以幫助你更清晰的展示數據中的訊息，並且吸引對方的注意力。

1. 選對圖表
   合適的圖表類型，可以更好理解訊息傳達的目的。
    
2. 精簡圖表
   避免使用過多的訊息和裝飾，使圖表看起來簡潔易懂，讓受眾可以專注在圖表的關鍵訊息上。
    
3. 突顯重點
   為了讓受眾一眼就看到重點，可以透過顏色、字型大小的對比方式來突顯重點或弱化雜訊。
    
4. 配色方案
   精簡圖表所使用的色彩，並賦予一致性的意義。比方說，看到紅色就知道是警訊、藍色是重要訊息等。
    
5. 訊息標題
   將關鍵訊息直接寫入標題，有助受眾掌握圖表重點。
    
6. 動畫效果
   適當的動畫可以幫助受眾理解圖表如何閱讀、以及數據的變化過程。
    
7. 文化差異
   不同國情文化，對於色彩、圖形的理解和認知可能有所差異。
    

四、2種敘事架構：用 PERP ／ SPAN 增加說服力

如何用圖表說一個有說服力的好故事？

1. 訊息符合期待，無超出認知太多：使用「 PREP 」

假設你在圖表中所要展現的關鍵訊息，是符合對方期待的、或是沒有超出對方認知太多，那麼可以採用「 PREP」架構來組織你的說法，包括4個元素：

• 提出論點（ Point ）：想要傳達的結論或建議。
• 支持理由（ Reason ）：為了支持結論或建議，做為根據的見解或洞見是什麼？
• 佐證實例（ Example ）：對應於見解與洞見，有哪些數據表格或圖表的訊息可做為佐證？
• 重申論點（ Point ）：再次重申結論或建議。
   

2. 嶄新觀點，無法直接理解：使用「 SPAN 」

相對的，如果你希望透過圖表提出的，是顛覆所有人的嶄新觀點、或是無法直觀理解與接受的洞見，那麼我會建議你採用「 SPAN 」架構來鋪陳一個循序漸進的說法，包括4個元素：

• 背景陳述（ Situation ）：關於數據背景的說明。
• 觀點鋪陳（ Points）：引導到結論或建議的見解、洞見或個人觀點。
• 頓悟時刻（ A-ha ）：想要傳達的結論或建議。
• 後續行動（ Next ）：希望對方採取的行動或解決方案。

相較於「 PREP 」架構，採用「 SPAN 」架構不只是希望對方認同，更要讓對方願意採取行動。因此需要創造行動的誘因，利用數據來量化「效益」讓對方感受到採取行動是值得的。

用對圖表，看似是最簡單的方式，卻能向對方證明你的論點言之有據、言之有理，幫助對方更好理解、認同，並願意採取我們期望的行動，對於工作上將能達到事半功倍的成效。

本文摘錄自：《高勝算的本事：用數據思維打造破局思考力》，作者：劉奕酉，樂金文化