時間管理指南　3步驟打造高效工作流程

是否經常感到時間不夠用，工作總是做不完？別擔心，這篇文章帶你透過 3 個步驟，做到高效時間管理，告別拖延症，讓工作更有條理。無論是忙碌上班族或學生，都能從中受益，輕鬆掌握時間，達成目標。

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現今的快節奏職場，所有工作都分秒必爭，但偏偏又不時會冒出其他瑣碎的雜務，令人在無形中，浪費許多精力。因此，面對層出不窮的工作，如何有效分配時間，在期限內做好每一項任務，就成為極大的挑戰。現在，就來教你如何透過3個步驟，做好工作時間管理！

步驟1：列出待辦清單

想做好時間管理，就必須釐清手中究竟有哪些待處理任務。首先，把一切工作清單都列出來吧！例如：專案、會議、回覆信件等，無論活動大小，先寫下來就對了。其中，要注意的是這些任務必須遵循以下原則：

鉅細靡遺地列出所有任務後，面對雜亂無章的清單，究竟該從哪一項開始著手進行呢？一般人傾向以難易程度決定工作順序，先處理相對簡單的工作，卻容易忽略其他更加重要的事項，導致工作效率低落。這時候，就需要進入到第2步驟。

經典的時間管理工具「艾森豪矩陣」，是以Ｘ軸的「重要性」和Ｙ軸的「急迫性」區分出４個象限，分別為：「重要且急迫」、「重要但不急迫」、「不重要但急迫」與「不重要且不急迫」。第2步驟就是將上述的各項任務分門別類至每個象限裡，藉此判斷工作的優先順序，並按照象限順序一一進行。

被分到這裡的工作任務，代表是「必須在時間壓力下，盡快達成的重要目標」，絕對得第一優先處理。除了有些是來自老闆的臨時指令，一旦出現需要緊急處理的重要工作，通常表示在先前的工作流程中，可能出了差錯或意外，才會急需補救，例如：即將到期卻還沒完成的專案、突發的客戶投訴、或急需處理的危機等。

如果落在象限一的任務過多，可能會導致身心過度緊張，因此，建議能夠盡量減少或控制這個象限內的任務數量。

象限二的任務屬於「必須做但得投入大量時間精力的要事」，例如：產品研發、培養下屬、自我提升等，是最需要被重視，卻因為時間寬裕而容易造成拖延的類別。最好的處理方式是提前規劃、優先安排，並且循序漸進完成，在變得緊急之前完成，才能達到時間管理的最大效果。

被歸類在這個象限的大多是所謂的「雜事」，包含支援其他部門專案、某些臨時會議、回覆某些電子郵件等。這些任務的特色在於既瑣碎又無法提高績效或成就感，往往是因為受到急迫的他人請託，實際上與自身關聯性並不高，但是有做有加分。

所以，理想處理方式是委派給別人接手或者婉轉拒絕，減少在這些雜事上浪費過多時間，讓自己更專注在前幾類工作上。

最後，象限四就屬於無關績效的「閒事」，可能是瀏覽社群媒體、逛逛購物網站、追劇打電動、與同事閒聊八卦等。這些在忙碌之餘從事的活動，雖然無法幫助上班族達成目標，但卻能夠紓解工作壓力。

因此，與其完全排除閒事，更好的做法是適當規劃，但要避免投入過長時間，才有助於在工作與休閒取得平衡，又不至於過度沉溺。

那怎麼做才能有效安排每個象限的工作呢？

時間區塊化是將一天的時間分為不同區塊，在區塊內專注單一任務的有效時間管理方法。透過塊狀排程各項工作，既簡單又能將時間視覺化，清楚了解時間花在何處，有效減少分心，達到更高的工作成效。

要以多長時間為 1 單位呢？可以依照個人工作習慣而定。據說比爾·蓋茲（ Bill Gates）是以 15 分鐘為劃分，但對一般人來說太過瑣碎且緊迫，反而容易產生焦慮，建議以每1-2小時或半天進行時間切割較為合適，並掌握以下 4 個重點原則。

在執行時間區塊化前，先掌握重點原則：「盡量把同性質的事安排在同時段」。相似的任務通常使用類似的思維模式與工具，集中處理可以維持思緒連續性，同時減少切換任務時重新適應的時間，可以大大提升工作品質與流暢度。

花點時間觀察自己的生理時鐘，分析每天不同時段的精神狀態，有人是起床後 3 小時頭腦最清醒，有人要到下午才會效率大爆發。無論是哪一種，記得將最重要、最具價值、最有挑戰性的工作安排在黃金時段處理；注意力低落的時段，可以用來回覆不重要的信件、執行例行庶務等。

順應個人自然的工作節奏，更能達到事半功倍效果，進而高效運用時間。

在任務與任務之間，最好預留 15 分鐘左右的緩衝時間。一來避免工作銜接得太過緊密，造成壓力，二來可以利用緩衝時間整理思緒，並短暫休息、恢復精力，為下一個任務做準備。

另外，如果是外出行程，別忘了交通時間也得算進緩衝過渡期；擴大至專案時程規劃也是同樣道理，必須拆解成前置期、執行期以及後置期，其中的前、後置期就屬於過渡階段，以確保可以在期限內，甚至是提前完成工作。

想做好時間管理，提高工作品質，必須盡量拉長不被打擾的時間區塊，因此，訂出「可以被打擾」的時間就十分重要。尤其是擔任主管職的上班族，從各種會議到部屬前來請示或討論，常常事情做到一半就被打斷，頻繁的干擾導致難以專注，嚴重影響工作效率。

這時不妨參考學校教授們常用的「 office hour」，安排固定時間，開放讓其他人過來商討事情；在可被打擾的時間之外，若是不緊急的問題，建議透過電子郵件或留到會議上再提出。藉此為自己創造最大化的不受干擾時間區塊，全心進行重要專案工作。

在追求高效的時代，如何妥善分配有限的時間，對個人或組織都相當重要。希望透過上述重點整理，能幫助上班族聰明管理時間，不只提高工作生產力，更有餘裕追求個人目標與生活。