手把手教你做出好週報，讓主管一眼看到職場價值！
呈現一份好週報可以讓主管、同事快速掌握工作進度，切入重點、解決問題，但如何在會議上端出好週報、有效表達？你需要一點小技巧！把握短暫的週報時間，讓主管對你刮目相看吧！
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編 / 乘以拾
進度報告是在每週工作必備的事項，看似簡單卻不是每個人都能做好，對於跨部門來說，進度報告有助於確認大家目前進展，了解其他團隊夥伴正在做什麼，對於主管則能以此了解最新進展和掌控風險。
一、進度報告4大好處
1. 促進團隊成員溝通
定期讓彼此了解專案的進展變化與溝通重要性，同步讓相關成員知道哪些事項可優先執行。
2. 專案時間軸追蹤
透過專案時程控管工具，確保相關執行者按時完成任務。
3. 提供改進的討論空間
在定期報告過程中也能快速交換回饋，了解有哪些可優化的作法或如何解決延遲的問題。
4. 監控執行預算
進度報告也能一次向相關利害關係人確認預算或費用的資訊，盤點不同專案的所需花費是否合理。
你有想過嗎？每次的進度報告，就是一次向主管或老闆精準展現你溝通能力的機會！因為你在報告的過程中同時展現了你的執行力、摘要總結力和表達能力，一方面呈現你的各項目達成率，另一方面也透過表達和視覺化讓主管一眼掌握重點，清晰掌握專案近況的同時，也更願意提供相關資源協助你達成目標。
二、如何做好進度報告？
一份好的進度報告到底應該涵蓋哪些要素？又要注意什麼細節呢？以下就幫大家整理出3大要點。
1. 精簡掌握3P重點
Progress（進度）
首先，要瞭解到主管以及跨部門一起聽時，大家的時間與心力有限，你的進度報告被分配到的時間不多，最好要以精簡、盡可能具體的方式報告，最好用一頁摘要條列總結目前達成了哪些成果或進展的關鍵成果，佐以相關圖表，而非將龐雜的文字資訊一次放進頁面裡。
Plan（計畫）
接下來，你可以把你條列的資訊再進行統整的歸類，並依據從最重要、次要到最後補充的順序來排列，幫助閱讀的人更快掃描重點。舉例來說：你可以先用兩三句摘要此專案的背景（為何而做），再呼應公司目標列出此專案欲達成的目標，往下再展開執行狀況與現況重點，接著簡述為了達成目標，後續相關的執行計畫。
Problem（問題）
最後也可提出在執行過程中，目前遭遇哪些挑戰，潛在困難與風險，預計如何應對或尋求解決辦法。
2. 淬鍊關鍵詞並提出數據
練習看看每一句寫下之後，都盡量試著再精簡、淬鍊出最必要的訊息，例如有效運用關鍵詞來定位你目前運用的策略，同時搭配量化的數據或相關依據，來增進你的說服力。你也可以站在主管或其他部門協作者換位思考看看——如果是他們，只知道什麼最低限度但必要的訊息即可掌握此專案現況？
3. 事前模擬口頭報告
最後，別忘了在會議前事先模擬如果只用1～3分鐘報告進度，尤其在主管很忙碌的狀態時，哪些是最必要、須強調的資訊，並以自信與沈穩的態度來表達。掌握這些進度報告技巧，相信下次你的匯報表現會更能彰顯你的執行成果喔！
