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從背黑鍋學換位思考,30年資深祕書告訴你「危機就是轉機」

從祕書助理到高階管理人,周純如在名為職場的大海上乘風破浪,30年來累積的不只是年資,還有對職場規則透徹的觀察。在各種危機面前,轉個方向思考就是機會,她是如何做到的?

從背黑鍋學換位思考,30年資深祕書告訴你「危機就是轉機」
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祕書是什麼樣的工作呢?

深受歡迎的韓劇《金祕書為何那樣》中,美麗專業、與老闆同進同出、幾乎無所不能的祕書金微笑,不管客戶刁難、同事失誤、廠商出包、老闆炸毛,只要有她在就沒問題。祕書彷彿是老闆的萬能藥,又或者像辦公室的神明,有他/她在一切順利。

雖然像金微笑一樣完美的祕書不常見,不過祕書作為一個輔助職務,工作內容非常多樣化,現實中的祕書工作依照個人經驗與能力的差別,薪水差異相當的大,究竟祕書工作在做什麼?又需要做到什麼呢?

在祕書工作深耕30年,如今已經是祕書協會理事長的周純如,也曾經有同樣的疑問。

 

不想成為職場中的日用品

根據薪資公秤對祕書職務的定義,祕書負責「確認主管行程、會議安排及記錄,協助主管資料搜尋並處理文書類工作」,看似單調的文書、聯繫工作,實則因祕書的位置特殊,能夠直接與老闆、主管對話,因此有非常多溝通及執行細節需要留意。

大學畢業後,周純如進入大企業擔任祕書助理,雖然任務繁雜,但她憑藉著聰慧與毅力適應工作節奏。為了要達成主管要求,她開始學習提升自己,譬如精進公文的撰寫技巧、提升自己的溝通能力、學習管理一個組織所需要了解的事物。

「如果只會打字是不可能找到好工作,但只要能夠一直往上提升工作技能,在老闆與同事眼中我就能有不同價值。」周純如回憶這一段過往時說。

其實在工作最初,周純如沒有特定的方向,但她很快便發現自己對解決問題很有一套,祕書工作正好能讓她的能力有所發揮,這份「自由」讓她心動不已。

她心想「我不想成為辦公室中的日用品,等著被淘汰。」工作上的成就感激勵她向上挑戰更高的目標。

年輕、有才能、又有企圖心,周純如很快被上層注意到,但她並未因受長官青睞而鬆懈努力,仍舊高標準的完成每一個任務。

 

30歲突破不了的職場天花板

升職為特助不只是職稱轉變,與高階管理層共同工作的經驗,也從各方面打開了周純如的視野。她發現服務的對象階層愈高,要求的事情也更加全面與複雜,每當面臨挑戰,她就愈挫愈勇,更想深入將事情做好。

累積幾年的經驗後,她開始嘗試接觸實際的管理工作,試圖將知識以及經驗都應用在實際工作中。

正好,在三十歲那年,公司管理部門有一個經理職的空缺,她心想,這不正是個好機會嗎?不管是年資、專業能力還是知識,周純如都不輸給任何人;然而,儘管積極爭取職務,最終公司選擇了另一名男同事。

雖然感到失望,但周純如很快收拾心情,轉向主管打聽落選的原因,檢討自己忽略到的面向。她認為,失敗了沒關係,下次繼續努力,勇於面對自己的不足,才是真正踏穩腳步、角逐職場的真實力。

 

女性適婚年齡成升遷門檻

《性別平等工作法》第七條明定禁止雇主在招募、甄試、進用、分發、配置、考績或陞遷等囊括性別因素,在工作能力上,女性與男性亦沒有差異,但兩性仍因「性別」而有顯著的差別對待,即使有法律保障,現實也很難限制雇主不考慮性別因素。

主管告訴周純如,落選不是因為她能力有欠缺,無論能力、年資,周純如一直在候選名單中,只是上層認為公司處於成長期,她身為一名女性、又正值適婚適產的年齡,若讓身居要職的員工放長假就會耽誤公司進度,因此沒有選擇她。

儘管周純如最後還是憑藉著努力爭取到管理職位,但這件事情依然讓她感到不平,「其實不管是男性還是女性,企業都不能預測員工未來的動向,比起將重心放在某個特定人物身上,更應該妥善安排流程,建立作業 SOP 才對,這些都與性別沒有關係。況且一名有擔當的女性工作者,是可以將自己的生活與工作都處理得很好,刻板印象對女性的職涯相當不公平。」

至於如何應對女性的職場天花板,周純如建議:「對一間公司來說,能力好、準備好的人一定會有發揮的舞台,我能做的就是把自己的事情做好,另外,在擔任高級管理職時將自己的時間規劃向主管說明,也可以消除他們的疑慮。」

 

明明沒犯錯,祕書卻要背黑鍋

女性的職場天花板沒有澆熄周純如對工作的熱情,但有一件事情,曾讓她數度考慮要放棄祕書職務,那就是「背黑鍋」。

由於工作夾在老闆、主管與同仁之間,周純如經常遇到兩難的狀況,例如部門同仁沒有完成老闆交代的工作,便拜託她假裝忘記告知,又或者主管為了掩蓋過錯,將問題都推給祕書轉達不力。「這時候不答應幫忙怕得罪人,答應卻好像自己沒將工作做好,覺得很不甘心!」

剛開始不知道留存證據,明明不是自己的錯,卻只能百口莫辯,被當成壞人或替死鬼,免不了覺得跟人相處好累。當時周純如經常自問,為什麼要做這樣吃力不討好的工作呢?更時而萌生放棄的念頭。不過,這是當祕書需要承受的壓力與困境。

她用兩種方式解決這個問題。首先,訓練自己記得說話時的人事時地物,用圖像記憶法將這些現場細節仔細保存,讓大腦把短期記憶轉為長期記憶,未來老闆問起時有憑有據,才不會死無對證。

第二,周純如學會在問題中轉換角度,思考如何讓大家都安全度過危機,以宏觀的格局去看待問題之後,她更容易為他人想,處理事情的時候會考慮到三方,而不只是為單、雙方,更為團體而想。

雖然當時的情況相當棘手,但如今回頭去看,危機其實是一個機會,一旦知道如何解決眼前的問題,這些難題都會化為養分,幫助自己往前邁進。

 

整理 SOP ,從執行面提升到管理面

回顧當時,如果還有機會,周純如會更珍惜當時願意伸出援手的人,「很多人被指正後,第一個反應是生氣,但其實回過頭真的很感謝,他人願意無償傳授知識、給我建議,都是真心希望我更好的人,我會把指導我的人當作老師,並且非常感謝他。」

隨著工作年資增加,挑戰也越來越多,周純如在面臨挑戰時自成一套模式,那便是遇到事情全力處理,沒辦法處理時,在事後一定找機會寫下來,將自己的挫折當成經驗。

「我會把解決方法寫下來,再次演練,把方法內化成自己的辦法,等到下次遇到問題就可以應付,知道事情來了要如何處理,從知道變成熟練,再變成 SOP 交給別人,這是我最喜歡做的事情。」

喜歡將不懂的事情搞懂,把事情從執行面變成管理面。如今周純如成為一名講師,發揮自己的影響力,去幫助在祕書領域中學習的後輩。

 

接受雕琢,成為職場中的精品

當祕書這麼多年,有一段話對周純如非常重要:「忘記背後,努力面前,向著標竿直跑!」

以前的事情已經過去,以前的錯誤是自我成長的過程,每個人都是從不會到會、從不懂到懂,沒有人天生十項全能,所以學習的過程一定會伴隨著挫折與失誤。如果不想成為職場中的日用品,學習的時候不只要學會,更要想著如何讓自己脫穎而出、成為精品。

成長就是會被現實雕琢,「要你當個被雕琢的人,你願意嗎?被雕琢這件事情,我比較開放,願意跟人學習。所以碰到困難,不會太往心裡去,如果能從困難中得到回饋,就是最大的快樂,所以樂觀面對這些事情,工作上和生活都一樣。」

從基層行政工作到高階管理人,再到與先生合開公司,自己當老闆、成為講師,周純如也依然堅持心中的信念,正因為有那些難過的經歷,未來的日子才更加精彩,她不斷在這條路持續往前,也希望自己可以幫助別人在面對困難時更加堅強。

現在的她,依然積極分享知識,提供更多人找到合適的工作方法,讓更多人認識祕書這份職業,也鼓勵著女性,站在屬於她們的舞台上發光。

 

周純如-職場培訓講師

受訪者周純如照片

美國普曼徹普力敦大學 EMBA ,捷易通科技股份有限公司執行董事。
從基層行政做起,一路做到高階管理層,累積30年工作經驗,授課經驗豐富的職場培訓名師,授課超過百家知名企業,包括台積電、鴻海集團、奧迪、國泰金控、富邦金控、 VOLVO 、 KPMG 等。
著作:《把微不足道的小事放在心上》、《國際禮儀實務:教您培養優雅與風範》、《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》

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作者簡介

我是海鹽仙貝 / 遇事不決,量子力學

雙魚座AB型,偏愛文字的台北女子。從出版社轉戰網路媒體,職場打滾10年,都是為了讓我的貓過好日子。

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