從背黑鍋學換位思考，30年資深祕書告訴你「危機就是轉機」

祕書是什麼樣的工作呢？

深受歡迎的韓劇《金祕書為何那樣》中，美麗專業、與老闆同進同出、幾乎無所不能的祕書金微笑，不管客戶刁難、同事失誤、廠商出包、老闆炸毛，只要有她在就沒問題。祕書彷彿是老闆的萬能藥，又或者像辦公室的神明，有他／她在一切順利。

雖然像金微笑一樣完美的祕書不常見，不過祕書作為一個輔助職務，工作內容非常多樣化，現實中的祕書工作依照個人經驗與能力的差別，薪水差異相當的大，究竟祕書工作在做什麼？又需要做到什麼呢？

在祕書工作深耕30年，如今已經是祕書協會理事長的周純如，也曾經有同樣的疑問。

不想成為職場中的日用品

根據薪資公秤對祕書職務的定義，祕書負責「確認主管行程、會議安排及記錄，協助主管資料搜尋並處理文書類工作」，看似單調的文書、聯繫工作，實則因祕書的位置特殊，能夠直接與老闆、主管對話，因此有非常多溝通及執行細節需要留意。

大學畢業後，周純如進入大企業擔任祕書助理，雖然任務繁雜，但她憑藉著聰慧與毅力適應工作節奏。為了要達成主管要求，她開始學習提升自己，譬如精進公文的撰寫技巧、提升自己的溝通能力、學習管理一個組織所需要了解的事物。

「如果只會打字是不可能找到好工作，但只要能夠一直往上提升工作技能，在老闆與同事眼中我就能有不同價值。」周純如回憶這一段過往時說。

其實在工作最初，周純如沒有特定的方向，但她很快便發現自己對解決問題很有一套，祕書工作正好能讓她的能力有所發揮，這份「自由」讓她心動不已。

她心想「我不想成為辦公室中的日用品，等著被淘汰。」工作上的成就感激勵她向上挑戰更高的目標。

年輕、有才能、又有企圖心，周純如很快被上層注意到，但她並未因受長官青睞而鬆懈努力，仍舊高標準的完成每一個任務。

30歲突破不了的職場天花板

升職為特助不只是職稱轉變，與高階管理層共同工作的經驗，也從各方面打開了周純如的視野。她發現服務的對象階層愈高，要求的事情也更加全面與複雜，每當面臨挑戰，她就愈挫愈勇，更想深入將事情做好。

累積幾年的經驗後，她開始嘗試接觸實際的管理工作，試圖將知識以及經驗都應用在實際工作中。

正好，在三十歲那年，公司管理部門有一個經理職的空缺，她心想，這不正是個好機會嗎？不管是年資、專業能力還是知識，周純如都不輸給任何人；然而，儘管積極爭取職務，最終公司選擇了另一名男同事。

雖然感到失望，但周純如很快收拾心情，轉向主管打聽落選的原因，檢討自己忽略到的面向。她認為，失敗了沒關係，下次繼續努力，勇於面對自己的不足，才是真正踏穩腳步、角逐職場的真實力。

女性適婚年齡成升遷門檻

《性別平等工作法》第七條明定禁止雇主在招募、甄試、進用、分發、配置、考績或陞遷等囊括性別因素，在工作能力上，女性與男性亦沒有差異，但兩性仍因「性別」而有顯著的差別對待，即使有法律保障，現實也很難限制雇主不考慮性別因素。

主管告訴周純如，落選不是因為她能力有欠缺，無論能力、年資，周純如一直在候選名單中，只是上層認為公司處於成長期，她身為一名女性、又正值適婚適產的年齡，若讓身居要職的員工放長假就會耽誤公司進度，因此沒有選擇她。

儘管周純如最後還是憑藉著努力爭取到管理職位，但這件事情依然讓她感到不平，「其實不管是男性還是女性，企業都不能預測員工未來的動向，比起將重心放在某個特定人物身上，更應該妥善安排流程，建立作業 SOP 才對，這些都與性別沒有關係。況且一名有擔當的女性工作者，是可以將自己的生活與工作都處理得很好，刻板印象對女性的職涯相當不公平。」

至於如何應對女性的職場天花板，周純如建議：「對一間公司來說，能力好、準備好的人一定會有發揮的舞台，我能做的就是把自己的事情做好，另外，在擔任高級管理職時將自己的時間規劃向主管說明，也可以消除他們的疑慮。」

明明沒犯錯，祕書卻要背黑鍋

女性的職場天花板沒有澆熄周純如對工作的熱情，但有一件事情，曾讓她數度考慮要放棄祕書職務，那就是「背黑鍋」。

由於工作夾在老闆、主管與同仁之間，周純如經常遇到兩難的狀況，例如部門同仁沒有完成老闆交代的工作，便拜託她假裝忘記告知，又或者主管為了掩蓋過錯，將問題都推給祕書轉達不力。「這時候不答應幫忙怕得罪人，答應卻好像自己沒將工作做好，覺得很不甘心！」

剛開始不知道留存證據，明明不是自己的錯，卻只能百口莫辯，被當成壞人或替死鬼，免不了覺得跟人相處好累。當時周純如經常自問，為什麼要做這樣吃力不討好的工作呢？更時而萌生放棄的念頭。不過，這是當祕書需要承受的壓力與困境。

她用兩種方式解決這個問題。首先，訓練自己記得說話時的人事時地物，用圖像記憶法將這些現場細節仔細保存，讓大腦把短期記憶轉為長期記憶，未來老闆問起時有憑有據，才不會死無對證。

第二，周純如學會在問題中轉換角度，思考如何讓大家都安全度過危機，以宏觀的格局去看待問題之後，她更容易為他人想，處理事情的時候會考慮到三方，而不只是為單、雙方，更為團體而想。

雖然當時的情況相當棘手，但如今回頭去看，危機其實是一個機會，一旦知道如何解決眼前的問題，這些難題都會化為養分，幫助自己往前邁進。

整理 SOP ，從執行面提升到管理面

回顧當時，如果還有機會，周純如會更珍惜當時願意伸出援手的人，「很多人被指正後，第一個反應是生氣，但其實回過頭真的很感謝，他人願意無償傳授知識、給我建議，都是真心希望我更好的人，我會把指導我的人當作老師，並且非常感謝他。」

隨著工作年資增加，挑戰也越來越多，周純如在面臨挑戰時自成一套模式，那便是遇到事情全力處理，沒辦法處理時，在事後一定找機會寫下來，將自己的挫折當成經驗。

「我會把解決方法寫下來，再次演練，把方法內化成自己的辦法，等到下次遇到問題就可以應付，知道事情來了要如何處理，從知道變成熟練，再變成 SOP 交給別人，這是我最喜歡做的事情。」

喜歡將不懂的事情搞懂，把事情從執行面變成管理面。如今周純如成為一名講師，發揮自己的影響力，去幫助在祕書領域中學習的後輩。

接受雕琢，成為職場中的精品

當祕書這麼多年，有一段話對周純如非常重要：「忘記背後，努力面前，向著標竿直跑！」

以前的事情已經過去，以前的錯誤是自我成長的過程，每個人都是從不會到會、從不懂到懂，沒有人天生十項全能，所以學習的過程一定會伴隨著挫折與失誤。如果不想成為職場中的日用品，學習的時候不只要學會，更要想著如何讓自己脫穎而出、成為精品。

成長就是會被現實雕琢，「要你當個被雕琢的人，你願意嗎？被雕琢這件事情，我比較開放，願意跟人學習。所以碰到困難，不會太往心裡去，如果能從困難中得到回饋，就是最大的快樂，所以樂觀面對這些事情，工作上和生活都一樣。」

從基層行政工作到高階管理人，再到與先生合開公司，自己當老闆、成為講師，周純如也依然堅持心中的信念，正因為有那些難過的經歷，未來的日子才更加精彩，她不斷在這條路持續往前，也希望自己可以幫助別人在面對困難時更加堅強。

現在的她，依然積極分享知識，提供更多人找到合適的工作方法，讓更多人認識祕書這份職業，也鼓勵著女性，站在屬於她們的舞台上發光。

周純如－職場培訓講師

美國普曼徹普力敦大學 EMBA ，捷易通科技股份有限公司執行董事。
從基層行政做起，一路做到高階管理層，累積30年工作經驗，授課經驗豐富的職場培訓名師，授課超過百家知名企業，包括台積電、鴻海集團、奧迪、國泰金控、富邦金控、 VOLVO 、 KPMG 等。
著作：《把微不足道的小事放在心上》、《國際禮儀實務：教您培養優雅與風範》、《7位頂尖秘書教你職場行政成功術》