說半天對方卻聽不進去，敘述中你少了關鍵的Why！

職場上最怕事件傳達不清楚，造成諸多誤會，還拖延了工作時間，4W1H的說話技巧能夠幫助你在表達時，讓對方更容易聽懂你在說什麼，無論在書面或者口頭上，都是非常實用的說話招數！而在4W1H中， Why 才是關鍵！
 

一、 Why 說明理由，補足關鍵訊息

假設你希望自己正在交往的對象減肥（ What ），這時必須先看著對方 （ Who ），仔細思考要怎麼說，對方才願意聽進去。

明明自己是擔心對方的健康，偏偏對方是個對健康毫不在意、只想及時行樂的人， 與其苦口婆心的解釋健康的重要性，不如挑明說「如果能再減5公斤，一定會更受歡迎」，對方可能更願意聽進去。

反之，如果對方也有點在意健康，你可以說「你知道太胖會導致文明病嗎？」「我希望你永遠健健康康」。 重點在於「為何要說這些話的理由（ Why ）」能不能觸擊對方的心弦。倘若  Why 不是簡單明瞭的訊息，就無法表達真正想說的話，也無法讓方理解。

上述的 Why 可以說是關鍵訊息。如果無法用一句話解釋清楚關鍵訊息，就證明 想表達的輪廓還沒有很明確。比起要怎麼說，更應該把注意力，放在堅持可以補足關鍵訊息的意見和主張上。

搞定這個部分以後，再提出幾個減肥的方法（ Which ），表示自己也會幫忙， 所以一起加油吧（ How ），或許對方就不會那麼難以接受了。

4W1H 中，最重要的部分莫過於「你為何非這麼做不可」的 Why 。關鍵訊息不是 What ，而是 Why 。
 

二、 Why 不清楚， Which 、 How 出不來

我以下面的課內會議為例，請各位想像一下。

組長：「呃，有件事想麻煩大家。我們必須把三個月前的活動整理成報告，因此需要大家的協助。 呃，報告的格式要按照業務報告用資料夾裡的營業活動表格來做。裡頭也有範本可以參考。還有......表格分成定期舉辦用與不定期舉辦用兩種，因此請小心不要寫錯了。呃，這次要用不定期舉辦用的表格。 （底下的人竊竊私語） 那個，我將在下星期的課內會議再進行確認，因此可能會很忙，請大家多多擔待。」

這樣看下來不難發現，組長根本沒有表達清楚呢。他沒有提到最重要的關鍵訊息，也就是 Why 。同時，也沒有一起討論幾個選項中大家可以接受的方案（ Which ），只要求大家照自己提出的方法做（ How ）。這麼一來，聽的人想必滿心都是「不得已、不服氣的感覺」。

以下就來假設 Why 與 Which 吧！ 

1. 先將 Why 延伸說明清楚
   基本 Why ＝ 「因為負責的窗口需要那次活動的訊息」。
   在這個層級，如果只是回答「為什麼？」就太淺了。或許也有人不懂「怎麼說」？ 為了讓對方聽懂你要表達的意思，必須將更冠冕堂皇的理由昇華為目的。達成這個目的對自己有沒有好處也很重要。 
   
   延伸 Why ＝「負責的窗口會在電視節目〈追夢高手〉中介紹這次的活動，當作行銷成功的範例（提升企業形象、對營收做出貢獻）」。
   這麼一來是不是變得明確一點，也令人更有興趣了？
   
   然而，應該會有人產生「即便如此，蒐集報告又能做什麼呢？」的疑問。也就是說，會有人質疑 How 的正當性；因此根據 Why 的問題會被延伸出來，便要將 Why 說明得更清楚。
    
2. 先拋出 Which ，再拋出 How
   突然說出 How 以前，必須站在聽眾的角度，一起思考 Which 。舉例來說：
   
   先提出 Which ：「這是宣傳敝公司魅力的好機會，所以想給負責本案的工藤董事完整的資料。我想到3個作法，各位認為哪個作法比較好？一，蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與工藤董事分享。二，找一個與工藤董事分享資訊的場合，邀請所有人參加。三，選幾個與活動有關的成員讓工藤董事問問題。 我也想聽聽大家的建議，請問各位有什麼想法？」
   
   有兩、三個人舉手，交換意見。
   
   結尾拋出 How ：「感謝各位的意見。非常具有參考價值。接著我想請各位舉手表決。在此之前，如果主辦方沒有任何腹案，可能會被罵翻，所以我想提出一個方案。站在主辦方的立場，我想先蒐集每個人寫的報告，加以彙整，與大家分享。因為......」 
   
   在這種情況下說出自己的想法，是以「因此最不會給大家添麻煩的方法是......」的感覺提出 How 。 這麼一來，聽眾的接受度是否比剛才更高了？ 

如果不擅長「採取能讓對方理解的方式說話」的人，請大膽採取這種有邏輯的說話方式吧。

本文摘錄自：《超人氣諮商師的低成本溝通術》，作者：稻增美佳子，樂金文化