如何規劃記者會？決定成敗的13個關鍵要點！

不管是重大訊息發表或是新產品上市，一場完美的記者會都有助於增加行銷宣傳效果。要怎樣才能規劃出成功的活動呢？作者以自身經驗，鉅細靡遺列出 13 個關鍵要點，讓身為行銷、公關的讀者參考。

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每場風光的記者會，幕後都經過精心設計。每次活動，我會事先和主角溝通，包含確認新聞稿、流程與停車位等細節。

我習慣提前就定位，前一天布置場地、擺設桌椅、測試投影機和音響，並至少演練兩次以上，確保記者會順利進行。同時也會提前寫好新聞稿，前一天提供給媒體、發採訪通知，吸引媒體關注並邀請出席。記者會結束，還會緊密關注新聞報導，對於沒有報導的媒體，再次發新聞稿，希望達到百分之百的報導率。

記者會後的回饋也十分重要，媒體報導後傳新聞連結給我，我一定會表達感謝。同時也將相關報導發布在醫院群組，讓同仁知道醫院大小事，並傳給新聞主角，包含醫師、護理師、病患和家屬等，增加新聞曝光度。

細節決定記者會成敗

「沒人通知我要上台致詞。」坐在我旁邊的貴賓，剛剛致完詞下台，回到座位後立刻對我說。我回應他：「你講得很好啊！」但我不確定他這麼說的用意是什麼，也許要凸顯在完全沒準備的情況下，他依然可以講得很好，或者是想解釋他剛才表現不佳的原因。

不論任何原因，我明白，身為主辦單位，一定要告訴每位出席貴賓，他們在記者會中的角色，包括如何上台、站位、是否需要拿手版、是否需要致詞、拍照時應看向哪個鏡頭，以及是否接受媒體採訪等，這些細節都代表對貴賓的重視。尤其是在貴賓需要上台致詞時，更應事先告知，讓他們能在充滿安全感的情況下出席記者會。

記者會內容要有新聞梗、新聞亮點，便於媒體報導，最好設計響亮的 slogan ，不僅能成為新聞標題，還能在拍照時喊出口號。

有了活動亮點後，下一步就是確認男女主角的出席時間。以縣府來說，必須確認縣長能出席；以醫院來說，則需確定院長可以參與。邀請貴賓時，提供初步的流程規劃，包含時間、地點、出席名單和新聞點，以提高貴賓的出席意願。

確定貴賓出席名單後，開始撰寫新聞稿，並將其同步傳給上台致詞的貴賓，請他們參考

包含背板設計、音響、座椅擺設、投影機位置、花籃布置，以及貴賓和媒體的動線等，都要在記者會前一天就定位，並進行流程演練，以找出盲點。千萬不要小看音響，音響是記者會成功的關鍵之一，我曾遇過麥克風沒聲音或音響發出刺耳噪音的尷尬場面。

另外，為了讓主角簡報順暢，我甚至花半小時請同仁調整簡報字體大小與投影距離，才終於找到最佳位置。

每一場活動，我都會在前一天確認場布和排演。畢竟，魔鬼藏在細節裡。以每年的院慶活動為例，從獎牌順序的事先排列，到專人負責控制上台節奏，上台後的定位，領獎後的離場方向，以及同仁拿獎牌的姿勢，都有明確規範：一手托在下方、一手放在胸前，並且時刻保持微笑。

每個細節都有 SOP ，當護理師遞上獎牌時，必須走得穩，托盤方向要正確；而頒獎者從托盤取獎牌時，護理師還要用手指暗示，才不會弄錯名字。每一個環節都要反覆確認，確保流程順暢，展現專業形象。

記者會的靈魂照片通常是結束前的大合照，我會精心設計最精采的畫面，供媒體捕捉。貴賓上台時的定點、比手勢、喊口號，都需事先規劃妥當。等到主角像是縣長或院長入鏡，便能快狠準地提供媒體上版面的照片。

記得安排媒體最佳拍攝位置，要求主持人指引貴賓擺出不同動作，讓媒體充分捕捉畫面。第一個動作是「微笑版」，面對鏡頭微笑；第二個動作是「愛心版」，比出愛心手勢；第三個動作是「讚版」，伸出大拇指；第四個動作是手放在嘴邊「大愛心」的口愛版。

同時，也會請主持人引導貴賓「眼睛看前面、看右邊、看左邊」，讓媒體拍滿拍夠，並要求主持人詢問媒體是否拍攝完畢，或是否需要補拍，以確保記者會真正為媒體量身打造。

妥善安排攝影位置，才能拍出好照片，才能凸顯新聞價值。如果拍照過程混亂，媒體不開心，也顯示主辦單位對媒體不夠尊重。

記者會的流程千萬不要落落長，致詞不要永無止境。活動時間控制在半小時左右為宜，因為媒體有多項新聞要採訪，無法在此耗上半天。

記者會前一天，我會再次提醒貴賓出席的時間、地點、停車資訊，同時通知記者，包含活動主題、流程等，方便媒體安排時間，吸引他們前來採訪。

主持人是記者會成功的關鍵。我會事先與主持人溝通流程和新聞稿，並要求主持人當天至少提早兩小時到場。此外，主持人必須預先熟悉上台貴賓和領獎者的名字，在人生的光榮時刻，一定要讓每位受邀者有尊榮感。

當貴賓致詞並與台下互動時，主持人也要順勢帶動氣氛。例如，當貴賓說「大家早安，大家好」，主持人就要立刻回應「早安」或「好」，避免冷場讓貴賓感覺尷尬。

同時，主辦單位活動窗口的負責人應隨時在主持人身邊，一旦有突發狀況，能及時與主持人溝通，迅速應變處理，這樣才不會發生主持人不知道下一個流程要如何進行的窘境。

對來採訪的媒體和出席的貴賓，一定要表達感謝。如果有媒體來不及參與記者會，我會主動提供照片、新聞稿或錄音檔，方便他們報導。記者會結束後，也會追蹤媒體報導情況，如果發現尚未報導，可以溫馨提醒是否協助報導，透過「緊迫盯人」的方式，大多數媒體都會報導。

記者會結束，我會將精采的照片分享給貴賓珍藏，建議他們發臉書行銷。如果有媒體報導，我也會分享給貴賓，讓他們感受到參加記者會是值得的。

記者會結束後，一定要感謝貴賓的出席，下次他們才會再度力挺。當然，也要感謝媒體報導，尤其是刊登在報紙版面的，一定要感謝報導的記者和規劃版面的媒體主管。

醫院新聞要搶佔版面在紅海中殺出藍海，魔鬼藏在細節，這些細節包含新聞梗、記者會通知、媒體拍攝位置、流程順暢、口號、手勢、軟硬體設備，以及主持人的默契等。透過事先排練再排練，可以讓魔鬼成為我們的天使。

本文摘錄自：《驚豔品牌，一出手，就令人WOW》，作者：張宜真，布克文化

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