新手主管該上什麼管理課?先從SPOT的4大層面開始
年關將至人事調動多,最開心的莫過於被晉升至上位。但升職後,最頭痛的問題就是該如何管理、提升團隊績效表現。對於新手主管而言,可以從哪些課程或觀念著手學起呢?
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又到了年度晉升主管的時間。主管晉升後一般公司會安排新手主管上課,內容包括主管的角色與職責、目標管理、領導統御、溝通協調、團隊合作和員工培訓等。但有時這些教育訓練沒有焦點,又缺乏由上而下的系統架構,難以讓新手主管落實在實際管理上。
何謂有系統化的架構?建議主管階若先從經營管理部門組織的角度學起,並套用管顧公司常用的SPOT團隊引導模式。
SPOT是策略(Strategy)、流程(Process)、組織(Organization)及系統(Technology)四個構面,它有前後順序的連貫性,不管組織或個人凡事都要先決定方向,再建立作業流程與規範,之後佈建組織與人力,最後利用資訊技術或設備導入系統化或自動化。
根據四個層面依序說明:
一、訂定部門策略、開展工作計畫
擬定策略大概是各個部門主管最脆弱的一環,一般主管總認為策略是老闆的工作,部門主管只要按照老闆的指示辦事即可。事實上除了公司需要策略,部門也需要策略,而且兩者是承上啟下的關係。
然而,由於大多數主管不知訂定策略的方法,所以不管是公司的主管共識營,年度目標會議,年度預算會議,幾乎不連結策略,不然就是東抄西抄忽略帶過,沒有把重心放在此處,如此大方向不精確,組織定位及其往下展開的部門工作計畫、衡量指標,自然就是蕭規曹隨、了無新意了。
二、熟悉內外部門作業流程
企業的作業流程其實直接套用內部稽核、內部控制的八大或九大循環就可以。許多主管由於沒有公司整體運作的流程概念,因此討論一些作業辦法或規範時,常只知道自己部門的作業項目,其他部門的作業內容都不太清楚,因此討論流程常不易有共識。
開會時部門主管只求自己方便,不管他人作業困難,導致企業的作業辦法變得支離破碎或疊床架屋,如此不僅影響到公司ISO系統的推動,也影響往後ERP系統化的推動,所以安排內稽內控人員或熟悉ISO或資深資訊人員,幫新手主管說明企業的八大作業循環,會比上「主管的角色與職責」、「主管的任務分配、執行、控制與考核」更實際,也更有幫助。
三、依照部屬性質做好協調溝通
組織的成敗不在於組織設計,關鍵點還在於主管本身及所屬員工技能的熟悉與工作態度,而要改變這兩類人的技能與態度都非一朝一夕可以解決,因此教新手主管上領導統御、溝通協調、團隊合作都太過虛幻,還不如告訴他們一些技能性的手法。
譬如先讓主管了解自己的人格特質(DISC,支配型/影響型/穩健型/分析型),以及知道如何視部屬的成熟度採用情境領導、遇到問題時解決的步驟或技巧,如PDCA循環,QC Story,福特8D等較實用。
基本上,先有優秀的主管,才有優秀的部屬,只有好的主管,才能有效降低公司的離職率;同時在日常的管理上,主管要如何提問,才能做到「對事不對人」會是重點。
四、建立系統化、培養技術知識
當組織運作一段時間,主管就必須開始思考如何提升常規作業的效率與效益,讓整體作業進入制度化、系統化、數位化,進而達到無紙化、自動化、無人化。此時,主管便須具備資訊技術或自動控制的基本知識,若新手主管而言這塊通常是陌生領域。
為了不讓開會時部門出現雞同鴨講的狀況,對主管講解何謂雲端、大數據、人工智慧、物聯網、網路安全等知識便相對重要,這對往後企業內部ERP系統的推展或與外部物流,金流平台的資料交換也有助益,不要讓主管因為知識不足而成為工作推展上的絆腳石。
若不知道新上任主管該上什麼課程,不如先從SPOT這個架構學起,能夠讓主管階建構更完整、系統化的能力發展,以長遠來看,對公司的整體發展絕對有利無害。