優秀主管都懂的提升團隊績效3步驟

一般員工被晉升為單位主管後，對於部門的管理，大半都是蕭規曹隨，依照公司的工作職掌執行，此外，就是注意頂頭老闆的臉色，看是否有臨時交辦的事項。

其實部門主管，不管組織大小，除了日常工作外，還需做經營管理，才能進一步創造部門的價值。因此如果要讓自己的部門，在組織內令人刮目相看，基本上必須要做到下列3步驟。

1. 訂定部門長期的願景

國家要有願景，公司要有願景，部門也須設定願景，這是帶領團隊往前邁進的動力。而一個良好的部門願景，絕對不只是要解決組織既有的問題，維持基本的功能，而是考量公司3到5年的需求及永續的發展，自我的定位。

因此人資單位的願景，不單只是「選育用留，降低離職率」，而是要能讓員工「適才適所，發揮所長，樂在工作」。採購單位的願景，不該只是「開發最佳 CP 值的供應商」，而應是找到能提供「長期且穩定供應的協力廠商」；資訊部門的願景，不應只是「導入及維護資訊系統」，而是要成為組織內的「經營資訊即時提供中心」；環安不應只是「推動與督導職安衛系統」而應要能「評估及防範組織可能發生的重大風險」。

也就是要從公司的發展策略中，找到部門在經營環節中可以扮演的角色，來提供必要的價值；不是單純配合公司日常的運作，沒有長期及永續的考量規畫。

2.逐年提升部門作業效率

每年員工總會關心年度的調薪幅度，其實從公司經營角度來看，如果組織整體的作業效率或產品效益沒有持續提升的話，公司縱使想要調薪，幅度也有限。因此各部門的自我提升作業效率，是支持組織能否調薪的基本要項。

試想若每個員工每年能將個人相同的作業內容，效率提升5%，那組織內部若有20位員工，每年就可以多騰出1人，從事新工作；否則組織內每個人若只能做原有工作，原地踏步，日復一日年復一年，調薪不僅會一直吃掉公司原有利潤，也終會面臨無利可調的一天。而員工原地踏步，既無法學到新的技能，本身無法成長，對組織及員工是兩敗俱傷。

所以部門主管，利用工作盤點，了解部門技能的缺口後，掌握員工的技能與部門工作的關係，就能安排部門人員逐年的精進計畫，如此一來既不用擔心人員的流動，二來員工逐年學習成長，這才是組織與員工的雙贏。

3. 部門內部投入研發人力

組織精進除了在現有作業範圍做改善外，想要突破，一定要在系統面，設備面，流程面等做跳躍性的改變。因此不是只有公司要設研發單位，生產單位及行政單位本身都需有人力，投入部門人、機、料、法的研發；這類人力在部門內不一定要專職，但必須有人擔綱主導，研讀資料，尋找較大公司發表的相關資料，也可以參加外部研討會，觀摩他公司作法，或參加國家級，區域級競賽，有計畫地進行部門內部的改善專案。

譬如申請 ISO9001，14000，22000，27000等的評核，可以聽聽評審的意見；參加 TTQS ，  CSR 報告書撰寫，國家人才創新獎，國家職業安全衛生獎，國家永續發展獎，國家品質獎等競賽，都可以從評審的分數與意見，了解部門的優劣點，可以改變之處。

審核通過與得獎與否，其實不是目的，重要的是，部門要從過程中建立起系統架構，成為組織可以依循改善的方法論。只有部門累積研發能量，才有可能每年持續精進，也才能與時俱進，達成部門永續的願景，創造出部門被重用的價值。

總之，先訂立部門永續的願景，再不斷精進部門作業效率，加上持續的學習尋求突破，秉持這3個步驟，不管是在公司的經營，部門的經營，甚或個人的生涯經營，都是開創價值，提升能見度的不變法則。

本文授權自：陳漢鍾Clark Chen