提升自己的職場價值，從Take Initiative做起

有位朋友最近對我訴苦，他說他在工作上老被主管挑剔，但卻不知道自己該從什麼地方改進。雖然成果的確不好，但他認為自己已經很努力了，很多問題其實都不是由他而起，所以他認為主管對他的批評有失公允。 

我本來以為，這又是一個豬頭主管只知道責怪下屬的例子，但我還是好奇問了一些細節，以及實際發生的狀況。聽完他的一一舉例之後，我給了他一句建議：「你應該要更能take initiative一點」，但看到這位叫泰瑞的朋友當下眼神一片迷茫，我才發現他對何謂take initiative不甚了解；我猜想，有些其他朋友可能也對這個詞不太了解，但這其實是種很重要的職場技能和工作態度，所以在與他口頭交流後，也特別寫下這篇文章，希望能用最簡單的方式，讓大家更能在職場上讓人眼睛一亮。 

就拿take initiative這個詞來說好了，當你看到這個詞，你會翻成什麼中文？以泰瑞來說，他認為我就是要他積極主動一些吧！於是他先是唯唯諾諾的自以為自己聽得懂了，但我看的出來，他心裡其實滿是疑問：「我明明也蠻主動的啊，我哪有很被動？」於是我笑了一笑對他說：「你認為『採取主動』是什麼意思？」果不其然，他當下的回答就是「不要被動」。 

主動與被動的界線，從「等指令」到「全盤規劃」的轉變

這類回答常被視為主動性不足，原因有三：首先，僅定義「不被動」並非給出具體答案；其次，回應不應只有否定陳述，應提出具體做法；最後，問一答一的短句（如「好」、「知道了」）在職場中顯得消極且不成熟，容易引發主管質疑你是否真正理解，進而導致更多追問。 

不過，就拿泰瑞說的主動和被動之別來說好了，採取主動聽起來很淺顯易懂，但大家知道在職場工作環境中，被動和主動的差別到底是什麼嗎？ 

以下4種常見的行為或心態，通常會被認為是被動： 

1. 等到有人說了才行動，而且通常說一動才做一動 
2. 針對現況加以反應 
3. 等到問題發生才有行動 
4. 把重點放在自己做了什麼 

相對來說，主動就很不一樣： 

1. 不等有人交代就會去做 
2. 針對未來有所準備和規劃 
3. 預先防範問題的發生 
4. 會把重點放在整體工作環境的改善，而不是先問是否與自己有關，更不會問自己到底有沒有必要非做不可 

看到這裡時，請再試著想想看，當你自己聽到「採取主動」這個詞時，在你腦海浮現的特質會是些什麼？請先不要往下看，讓自己先想個5秒再繼續。 

對採取主動take initiative的一大迷思，就是多數人一提到這個詞，通常只會聯想到自信、積極、勇於承擔之類的詞或特質。這幾項特質固然也都很需要，但除了這些以外，take initiative的人通常在以下3項也都會表現的面面俱到，否則就只可能會流於暴虎馮河： 

1. 有系統、有組織 
2. 懂得掌握團隊中其他人的反應及感受 
3. 能夠進行全盤而長期的分析和規劃 

相較於很多「做了再說」的人，又或者是自以為自信爆棚、但在旁人眼中卻只是自我感覺良好的人而言，take initiative採取主動這件事所包含的範圍之大，是不是和你想的不太一樣？ 

更具體來說，就實際上的執行而言，take initiative要能做好以下4件事情： 

1. 預想問題。

泰瑞常被主管嫌反應慢，甚至在開會被提問時無言以對。他無辜地表示自己只是在思考，但事實上，職場中每個人都應像考試猜題般，預先設想對方可能的提問並提前準備，而非賭運氣。

我並非天生反應快，正因自知無法即時給出完美答案，我才更依賴「預演提問」。許多人誤以為我反應靈敏，其實是因為我提早想好了回覆。

初入職場時，我就明白不能總是用「我去確認一下」來應付。若一場會議中反覆出現這句話，會讓老闆覺得你在打混；甚至「還在等對方回覆」這種實話也要慎用，因為聽起來既像推卸責任，又容易得罪其他單位。

最好的回應方式是做好充分準備，並善用結構化句型：「是的，我從三個方向來說明……」，簡要說明後再補上一句：「會後我會整理資料給您，不曉得還有什麼指示？」這能展現你的組織力。

若當下真的沒進度或難以掌握狀況，也絕不能陷入沈默或支支吾吾，否則主管會將責任歸咎於你。此時應誠實說明「根據目前的了解……」，即便內容不多，也要在主管展現不耐前，積極回應：「謝謝提醒，我馬上辦！」這遠比找藉口更專業。

最後，身為主管，最討厭部屬只回「我知道了」，這會逼得人必須連番追問。請養成好習慣：重述對方的指示以確保理解一致，並主動押上具體期限（如：週三中午前報回結果）。主動回報進度，反而能減輕他人加諸在你身上的壓力。

2. 提出方案。

發現問題固然重要，但公司更期待能主動解決問題的人。若我們對現狀連一個建議都提不出來，就該反思自己對公司的價值，甚至思考是否入錯了行。

因此，除了懂得回答，更要培養提出解決方案的能力。在心態上，你要明白「一個方案絕對不夠」，面對困境時應備妥兩到三個方案，確保在某路徑受阻時，團隊仍有轉折應變的空間。

若你尚無法獨當一面，不必強求次次都能提供複數方案，但要清楚「備援」的重要性。只要能為部門多提出一個備用選項，就足以證明你具備超越聽命行事的價值，讓你在人群中脫穎而出。

至於如何產出不同方案？我觀察到許多人即便資歷深厚，仍不清楚從發想到實踐之間，除了執行步驟外，究竟還需要具備哪些關鍵要素。

其實，每個方案要能從點子一路推動到可以付諸實現或執行，你一定要讓自己的想法被主管認為是經過分析的，而不只是隨意靈機一動而丟出的想法而已。因此，當你提出方案時，萬一能讓主管感受到，你把自己的想法預先經過以下3種分析，你就會是公司願意培養的人才： 

(1) 影響分析（Impact Analysis）

(2) 風險分析（Risk Analysis） 

(3) 損益分析（Cost/Benefit Analysis） 

每個產業會使用的做法不同，每家公司會使用的工具也不同，例如上圖就是一種簡單的風險分析示意圖的格式。但簡單來說，把每項不同方案、或其中一個不同方案的不同作法，設法列出來各自的影響會有哪些、變數會有哪幾項、各個不同作法各會有哪些風險、可能的話也可以估計一下各自的發生機率會有多高，即使你還只是個剛入門的菜鳥，你看起來就會很有大將之風。至於損益分析，與我在之前一篇峭壁分析法提到的概念相通，請把預估利潤／預估成本，然後就把這樣的益損比相互比較，自然就能找到比較適合的方案。

3. 積極發聲。

多數人提到take initiative時，多半都會著重這一點，但其實並非只有這一點，因為總要把前面兩點做好，再做這一點才有意義。不只如此，當你有了方案之後，不但要能積極發聲，而且還要確保目標對象及其他人都能聽得到。 

很多人在職場常犯的錯誤之一，就是認為自己明明有說，而因為別人都忽視他的意見而感到委屈。其實你假如不只一次遇到這種狀況，你第一個該問自己的問題就是：為什麼別人都聽不到或不願意聽自己說些什麼？自己該調整些什麼，才能改善這種狀況？光是會問這些問題的本身，也正好就是一種take initiative的表現。 

除了積極發聲，並且要了解如何讓別人聽得到之外，另一個可行的建議，就是設法讓自己聽起來夠正面。畢竟，上班已經很苦悶了，沒有人想要聽到更多的問題和抱怨。因此，與其只會說「目前的市佔率很低」，不如更進一步的說：「等待我們開發的市場空間還很大，而我針對不同的市場區隔，分別有以下的建議作法……」；同樣的，與其只會說「這個月的客訴件數是去年同期的兩倍」，不如換個方向表示：「感謝有那麼多的顧客對我們提出許多指教和建議，經過詳細了解之後，我們接下來會有這些全新的改善措施……」，這些都會是讓你聽起來更正面的積極發聲。 

4. 行動、行動、行動。

正如我們在【一談就贏】也經常強調的：給我一些可以採取行動的方式，任何資訊即使準確無誤，但我們卻無法依據那個資訊可以去採取任何行動的話，就去找更多的資訊乃至方法給我，因為沒有行動的話，一切都是空談。而在另一個課程【體驗式團隊建立】，我說的就更直接了：給我動詞，不要給我形容詞。Take initiative的最終檢視標準，還是行動、行動、和行動，你一定要能找出接下來可以做些什麼。萬一所有的分析到最後，你卻得出一個結論是束手無策，即使你覺得自己已經花了大把時間去分析，主管還是會覺得你毫無貢獻。 

不管過去、現在、或未來，你都一定會聽到有老闆對你說：「不要給我那麼多理由和原因，告訴我接下來該做些什麼。」這裡的動詞不只是去「做」，而還有「告訴」；包括前面提到的泰瑞在內，許多人自以為很無辜的其中一點原因是，自己其實做到流汗，卻還是被人嫌到流涎。

但他們誤會了一件事：公司要的是成效，而不是你到底花了多少時間、又做了多少事。假如無法保證成效，你就必須讓自己在「做」之前，清楚「告訴」主管或其他需要配合的同事，你打算怎麼做、為何要這樣做、大家又可以在什麼時候去開始規劃或接手下一步。沒有清楚交代一件事或一個行動的能力，其實就和毫無能力沒有太大的差別。更有甚者，往往由於你交代的不夠清楚，甚至會發生你明明做了一些事情，但其他人卻因為你、而要整個重新來過；又或者因為你講都不講就去做了，接下來製造出更多問題，大家還得花額外的時間去收你的爛攤子。 

展望今年，你可以認為接下來還有不少時間，也可以換一個角度想想，一年12個月、就已經過去一個月了。你該在意的其實不是主管或其他人的觀感，而是自己有沒有能力和意願讓情況有所不同。相較於近年來在歐美開始被廣泛討論的「安靜離職」(quiet quitting)，假如你能讓自己成為一個能take initiative採取行動的人，你只會在職場上更吃香，也更有競爭力。

原文出自：提升自己的職場價值，請從Take Initiative採取主動做起