告別工作拖延症　用「箱型時間」讓生產力翻倍

現在不流行講生產力了。近來，這個概念已被染上負面色彩，令人聯想到過度干涉的管理方式、沒完沒了的工作、對工作生活平衡和心理健康忽視。但我仍然能夠很有把握地提出，「提高績效」依舊是重要、值得推崇的工作和生活態度，而箱型時間幫助我們辦到這點。

篩選出優先處理的任務

如杜拉克（ Drucker ）所說，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在對的事情上。想要把注意力放在對的事情上，就要取捨和培養這麼做的心態，不覺得疲憊、不分心，也不覺得那是苦差事。這樣一來，我們將更專注在想要和需要完成的事。如果缺乏計畫，漫不經心地過日子，我們的注意力就會被很多不重要的事給分散。

箱型時間能幫助我們完成大多數的任務，我們可以利用時間箱輕鬆辨識出哪些是需要優先處理的緊急任務。至於非緊急任務，例如學習，也可以利用時間箱指定適合的時段，這樣才不會一延再延。

我們在尚有精力處理的時候，正面迎戰經常被有意無意避開的困難任務；至於那些看起來小到不必規劃的單一任務，則可以集合起來，等待一個時間一起處理。最後，那些沒有用處、適得其反的任務，由於不會出現在行事曆上，我們看不到，自然沒有理由去做。

我們試著來量化那些好處。若一個任務的價值可以分成 1 到 10 分；假設，當你只是見招拆招，任務平均價值為 6 分；再假設，當你事先訂出該做的事，任務平均價值為 8 分，那樣價值就提高了 33% 。要是我們假設 80 / 20 法則適用於知識工作，那麼提升的幅度更大。少數關鍵任務就能貢獻大部分的生產力。

善用「帕金森定律」

雖然很多人愛拿帕金森定律開玩笑，但這條廣受認可的定律告訴我們「工作會不斷膨脹，直到填滿可用的完工時間」。

如果你有 30 分鐘可以整理房間，你就會花 30 分鐘整理房間；但是如果你有 60 分鐘，你就會花 60 分鐘。帕金森定律所說的時間損失，其實和拖延有極大的關係。而箱型時間就是把握這句話的相反面：把工作壓縮到符合排定的完工時間，用比較小的時間箱，來完成相同的工作。

這個概念有科學研究的支持。在一項研究中，參加實驗的大學生被要求判讀 4 組照片。其中一隊大學生在實驗開始前被告知第 4 組照片取消了，但是他們使用的時間，與維持看 4 組照片的其他隊沒兩樣。判讀 3 組照片的學生依舊用完可用的時間：「只要預期下一項任務被取消或臨時多出時間，可以在手邊工作東摸摸、西摸摸，會使人大幅降低效率，付出高昂的代價。」許多研究都觀察到相同的結果。

「帕金森定律」運用起來當然也有限度，你是可以規定自己要在 1 小時內，從零開始寫出 1 萬字的報告，但不可能辦到。箱型時間沒那麼神奇，前面所提的研究大多是說，你可以節省 ¼ 到一半時間。

但也有研究指出，時間減少導致品質下降。 2014 年，有一項比較近期的研究證實了這點：「有時間壓力的學生，比沒有時間壓力的學生，平均分數低了 3 分。」

不管是把截止時間定遠一點以減少壓力，還是只要做到一定程度就好，聽起來都很有道理。如果單是懂得運用帕金森定律，就能多擠出 ⅓ 的產出，何樂而不為？

透過箱型時間達到一心專用

箱型時間可以把大型任務拆成方便估算和管理的小型任務，這套方法能夠幫助你看清楚龐大計畫裡的各種要素。

這類大計畫包括：搬家、推出新產品、籌辦生日派對等。它可幫助你判斷能否在可用時間內完成，還是你需要另做安排。它也幫助你確認，在時間充裕的情形下，被拆解的小任務是否都能在時限內完成。

現代人的一心二用，多半發生在分心回應訊息通知，有了通訊軟體（如微軟 Teams 、 Slack 、電子郵件）和硬體設備（如筆電、平板電腦、智慧型手機、智慧型手錶），每天都有數不清的通知，導致我們老想查看誰傳來什麼訊息，影響到工作。

一心專用能幫我們完成更多事，一心二用或情境切換則會使效率降低： 2001 年的論文指出，一心二用和情境切換會耗損 40% 的商業生產時間。

確實有極少數的任務可以同時進行，是就絕大多數的情況而言，箱型時間完全排除一心二用的可能，完整呈現一次做一件事的強大力量。

有意識使用零碎時間

我們每天都有許多的零碎時間，像是等候公車、通勤時間、在咖啡廳等人以及會議提早結束或被取消時。大部分的人會把這些時間拿來直接滑手機，看手機已是現代人最直覺化的行為，每天會花超過 2 小時的時間，在手機上瀏覽社群媒體。

我們不停滑著手機，很多時候甚至未從中感受到快樂，那不是娛樂，而是上癮。零碎時間被吃掉，享受好處的不是我們，而是大型科技公司。我們失去的每 1 分鐘，累積成一個又一個小時，甚至更多時間。

試想，假如我們能運用零碎時間去做更有價值的事，該有多好。採用箱型時間，並且有意識地使用這些零碎時間，你的一天也許能多 1 小時有生產力的活動時間。

如果能夠考量到所有相關聯的因素，包括處理對的事情、時間箱效益最大化、以一心專用取代一心二用，生產力將能大幅提高。有個有趣現象，就是一個正在節食，懂得計算和控制熱量攝取的人，會比沒有在計算的人多減掉一倍的體重。用數字估算效益或許過於單純，但是箱型時間若運用得當，至少能提高一倍的生產力。

本文摘錄自：《箱型時間：高速時代的15分鐘深度專注力》，作者：馬克‧曹–桑德斯，三采文化