4個你不可不知的職場Email禁忌和5個加分技巧

小時候學校的國文課會教書信禮儀，包含信件開頭怎麼寫、書信最後要如何祝福對方、何時該使用敬啟等，但是出了社會後，職場上使用的email信件禮儀卻沒人教？

職場上的Email來往很重要，有時是必須代表公司與客戶的溝通，有時則是跨部門的合作溝通，不論是信件發送的禮儀或是內容都可能影響每一次的合作結果，今天就來教大家職場書信應該要注意的4個禁忌和5個加分技巧！

不要怪別人不願回信，你可能犯了以下幾４個禁忌！

在職場上Email溝通很重要，可以為彼此的溝通留下時間、事件的紀錄，當有問題發生或是因忙碌而忘記來往溝通上的事項，可以立即查詢；但有時信件送到對方信箱，卻遲遲得不到回應，甚至有意合作卻招來無情的回絕，問題到底出在哪呢？你可能犯了以下錯誤：

跨部門合作卻沒有先跟對方主管打招呼

跨部門溝通時，若沒有事先與對方主管確認工作時程或是配合人員，而是直接寄信給該部門的人要求合作，不僅讓人覺得缺乏職場倫理意識，也會讓對方的主管覺得不被尊重，甚至會打亂該部門的工作排程。

信件沒有副本給主管、回覆也沒有全部回覆

主管必須掌控部門的工作進度，所以當有跨部門合作或是溝通時，若沒有將信件同時副本給自己及對方的主管，會讓主管無法掌握相關事項，也十分無理。

回覆信件時也是一樣的道理，通常信件中的副本一定是與此合作有密切關聯的人，若只單一回覆某人，其他人無法接收訊息、掌握溝通過程，看似很些微的差別，但給人的觀感卻大大不同，也是很容易被忽略的禁忌之一。

主旨沒有重點、看不出完整內容

許多人可能認為，把信件的需求或是內容大概寫在主旨裡就好，但試想以下情境：一個專門為公司各部門設計圖片的設計師，打開信件只看見一整排的信的主旨都只寫了「設計需求」，還要花時間一一打開才能知道內容，甚至日後要搜尋信件也分不清哪些是要找的正確目標，不免覺得煩躁對吧？

所以當信件主旨太過簡短，沒辦法讓人一眼看出想說明的內容時，多數人會優先選擇清楚明瞭的優先處理，將語意不明、沒有重點的主旨先忽略。

內文冗長且資訊混雜

現代人習慣快速的瀏覽閱讀，當文字過長、過多，而且一口氣將所有事情在一個段落中都講完，容易讓人視覺感到疲乏、看不到重點，以至於不了解信件中的實際需求有哪些，還要花費時間釐清、了解。
所以寫了一堆問候、說明一堆原因、提及不相干的人物，把整體需求寫的落落長，不僅增加工作難度，同時也給人留下不佳的印象。

以上４個禁忌看似都不是很嚴重的錯誤，但由於給人的觀感不佳且容易造成他人困擾，不小心犯了以上禁忌的話，不免會被貼上不懂信件禮儀的標籤，對你的職場分數大打折扣，那麼除了要小心以上的禁忌外，要怎麼做才能為自己加分呢？繼續看下去吧！

5個職場書信加分技巧，小小的改變卻讓人感受大大不同！

職場書信的撰寫並不難，只要注意禮貌並說明清楚需求，其實就能贏得對方的好感，以下幫大家整理5個職場Email的小技巧，趕快學起來為自己的職場印象大大的加分吧！

清楚明瞭又吸睛的主旨

如同廣告標題要吸睛，信件的主旨最好可以一眼看懂重點，以前面講述的圖片設計師你為例，若將標題改為：「2023年元旦活動Banner設計需求」如下例圖，是不是變得與眾不同又吸睛？讓人第一時間了解需求！

信件副本有眉角，變換順序大加分！

前面提到沒有副本給主管及相關人員是一大禁忌，除了一定要避免外，信件副本的順序也藏有小小的加分重點：從排序給予尊重。

可以試著將副本收件人的順序由職階的高低做排列，讓收件人的感受有所不同，也許有人會懷疑順序是否真的那麼重要？實際上這是對主管、長官尊敬的表現，讓人覺得你很懂禮儀、大大加分！

視交情、職階決定信件開頭的方式

小學老師只會教寫信要用親愛的XXX開頭，但是職場信件總不能只會說Dear XXX吧？試著依照交情、職階來修正開頭的稱呼吧！

如果對方是位階較高的長官、主管，可以將開頭改為：XX副總 您好、XX經理好，給人尊敬又不失禮的感覺；若對方是平輩或是較熟悉的對象，則可以用：Hi XXX、XXX早安等，較親和的問候作為開頭，看起來有禮貌又親切，也是一種加分的表現。

條列所有重點，善用標題、粗體和顏色標示 

落落長的信件通常讓人失去耐性，所以在信件的開始可以簡述發信的理由，然而針對其事件之人、事、時、地、物，則可以善用小標題讓人可以更快看見重點。

若是在敘述中有想特別強調的內容、段落、文字，則可以善用粗體和不同顏色來標示，但也千萬不要整篇都畫上重點，這和老師告訴學生課本整本都會考毫無區別，有標等於沒標！

附件先整理並排序，貼心又加分！

公事上的溝通聯絡，難免會有需要夾帶一些相關文件、圖片的時候，如果看見附件名稱都是：Doc.word、未命名.jpg、Desktop.7z這類讓人摸不著頭緒的檔名，光是要花費時間一一確認內容就令人感到煩躁，所以這時應先將附件編輯成清楚的名稱，例如：20230101元旦企畫書、20230101Banner示意圖等等，方便收件者快速讀取並了解內容，小小的貼心舉動會有大大的加分效果！

最後提醒大家，職場Email的溝通不僅代表個人的形象，有時甚至代表著整個部門或是公司整體的門面，所以發送之前千萬要檢查再檢查，不論是時間、價格、地點等重要的資訊千萬要看清楚再送出，以免「失之毫釐，差之千里」，因為一點小錯誤就和千載難逢的合作機會說掰掰了！