離職證明書如何申請？範本下載、用途與補助申請

離職證明書是員工結束一段工作關係時，用來證明已完成離職手續，並且和前任雇主結束勞雇關係的正式文件。不管是到新公司報到，或是申請政府就業補助，幾乎都需要提交這張必備文件。

然而，有時因為離職者忘記申請、公司人資也未主動提供，導致喪失政府補助資格，或是延誤轉職報到日期，造成不必要的損失與焦慮。因此，本文將詳細說明離職證明書的用途、申請方式與常見問題，並提供範本下載，幫助解決相關疑問。

離職證明書是什麼？

那麼，到底離職證明書是什麼？法律上有依據嗎？跟離職單又有什麼不同？以下一一幫大家說明。

1. 離職證明書有法律依據嗎？

離職證明書最主要的功能包含3點：首先是證明員工已結束前一份工作的勞雇關係，其次，能夠確保員工沒有身兼兩份工作；最後則是在申請就業補助時的依據。

雖然「離職證明書」在《勞動基準法》中並未被明確提及，但是在《就業保險法》第25條中，則有明文規範在員工離職時，投保單位或主管機關必須出具離職證明文件，明定必須記載申請人的姓名、投保單位名稱及離職原因。因此，又可區分為「自願離職證明書」以及「非自願離職證明」。

2. 離職證明書與離職單、資遣證明書的差異？

離職證明書、離職單、資遣證明書雖然都跟員工離職相關，卻是不同性質、功能也不同的文件。離職證明書由投保單位或主管機關開立，用來說明員工曾經向雇主提供過勞務，且該勞雇關係已終止的法律憑證；而離職單通常由員工填寫，表達主動辭職的意願，屬於公司內部行政文件，並不具有其他法律效力。

至於資遣證明書，指的其實就是離職證明書中的「非自願離職證明」，僅限於員工被資遣時提供，上面需載明資遣原因，常用於勞工申請失業補助、非自願離職資格認定等。

3. 常見格式與欄位說明

常見的離職證明格式大多具備以下項目：

• 員工資訊：包含姓名、身分證字號、地址、電話等。
• 任職資訊：到職日期、工作地、離職日期、離職原因等。
• 公司資訊：公司名稱、保險證字號、地址、大小章、負責人簽名等。

其中，離職原因包括「非自願離職」、「自願離職」、或「其他原因」，如果屬於非自願離職，則必須勾選詳細原因，例如關廠、遷廠、休業、解散、破產等，以及對應的《勞基法》法條規定。

什麼時候需要離職證明書？

至於什麼時候會用到離職證明書？通常可分為下列兩種狀況：

1. 轉職應徵／新職背景審核

在轉職過程中，有些公司企業為了確認求職者的履歷是否真實，或是避免聘請與前公司仍有僱傭關係的人，會要求提供離職證明書，作為背景審核的一部分。尤其對於資歷審查較為嚴謹的職位或產業，例如金融業、科技業等，離職證明更是重要的憑證。

一般來說，新公司不會在初期面試就要求提供離職證明，但通常在報到之前或入職當天，會請轉職員工提交這份文件，以確保資訊真實度，並完成入職手續。

2. 申請失業給付／職訓補助

當你屬於被資遣的非自願離職時，如果想向勞動部申請失業給付，必須要提出離職證明書，用來證明具備「非自願離職」的事實。勞動部會根據證明書上的離職原因，來審核是否符合申請資格。

此外，如果希望申請政府提供的失業職業訓練課程補助，離職證明書也可用來作為目前未就業狀態的證明文件。

離職證明書如何申請？

既然已經了解離職證明書的用途與重要性，到底該在什麼時候申請呢？搞懂申請時機與遇到阻礙的處理方式，也有助於確保文件完整、後續程序順利進行喔。

1. 離職證明何時申請？離職後可以補辦嗎？

在離職當日申請離職證明書，是最建議的時間，可以在辦理離職手續時，主動向人資或主管單位申請。這時候勞僱雙方對於離職的事實與細節都還記憶猶新，能避免處理時有所疏漏。

謹慎一點的人，也可以在離職前就以電子郵件或填寫表單，提前送出離職證明書的申請，並且保留相關紀錄，方便後續追蹤進度。

如果離開公司後才發現需要離職證明書，在合理期限內仍可以找原公司補辦，大多數公司都會配合辦理。建議利用電子郵件或存證信函的書面方式提出申請，並寫清楚需要的證明內容，例如：服務期間、職稱、離職原因等，以便留下紀錄。

2. 公司不配合提供離職證明書怎麼辦？

當公司或投保單位不願意提供離職證明書時，雖然《勞基法》沒有明確規範罰則，員工還是可以採取下列措施，維護自身的離職權益：

• 向所在地的勞動部主管機關提出申訴或檢舉。
• 利用勞資調解，透過第三方協助解決紛爭。
• 提起民事訴訟，要求雇主依法補發。

自願離職證明書 vs 非自願離職證明差異比較表

自願離職證明書與非自願離職證明書，在定義、用途、離職原因等面向各有不同，以下列表格比較：

離職證明書常見問題FAQ

Q1：離職 1 年後還能申請嗎？

可以！一般來說，離職證明會在員工離職30日內開立，但由於離職證明書並不會因為時間關係失去效力，因此即使辭職1年，還是能向雇主申請。

不過，如果是要申請失業給付，必須在非自願離職退保後2年內提出，因為也不宜拖太久，以免影響自己權益喔。

Q2：可以委託他人代領嗎？

可以。假使員工本人不便到公司親自辦理或領取掛號信件，只要檢附委託書，並由受託人出示其身分證明文件正本，即可委託他人代為領取。

Q3：離職證明書內容想更改怎麼辦？

原則上，已經開立的離職證明書是無法隨意修改的，所以一定要謹慎確認過所有資訊。然而，如果內容有誤，例如：離職日期、離職原因等資訊，員工可以向雇主提出修正的要求；雇主也有義務重新開立正確的離職證明書。

原則上，已經開立的離職證明書是無法隨意修改的，所以一定要謹慎確認過所有資訊。然而，如果內容有誤，例如：離職日期、離職原因等資訊，員工可以向雇主提出修正的要求；雇主也有義務重新開立正確的離職證明書。

Q4：申請未獲回覆時的申訴管道？

遇到雇主未回覆離職證明申請時，可以依循以下政府管道，提出申訴：

• 電話申訴：撥打1955勞工諮詢申訴專線，直接向中央勞動部申訴；或是24小時全年無休的1999便民服務專線，由地方政府主管機關協助處理。
• 線上申訴：可透過各縣市政府官網的民意信箱，或是勞動部的民意信箱進行申訴。

離職證明書範本與下載資源

有關離職書證明書怎麼填，不妨參考勞動部提供的範本，或直接至勞動部網站的專區，下載離職證明書的pdf檔與word檔。

離職證明書是轉職、申請政府補助等不可或缺的關鍵文件，因此，無論是自願或非自願離職，員工都應該主動申請並確認內容正確，避免錯失補助資格或影響新職報到。掌握正確的申請時機、格式要求與應對方式，能幫助大家在職涯轉換過程中更順利、保障自身權益無虞。