老是被問「到底想說什麼」？ 3 種溝通地雷看你踩到幾個

努力說明了老半天，對方卻反應：「所以你到底想說什麼？」

以為自己講得很清楚，別人卻根本沒聽進去。

「我說過了」，對方卻回「你哪有說」。

你有沒有遇過覺得自己講得很清楚，對方卻聽不懂而感到很困擾呢？資訊的傳遞方和接收方之間的認知落差，究竟是怎麼產生的？

這種困境大多是因為，資訊傳遞方過度信任和期待接收方的理解能力。每個人的價值觀和前提條件，會因為不同的人生經歷而有所不同。所以你腦袋裡想的東西和感受，不說清楚，別人是不會明白的。

職場溝通不良可能造成巨大損失

請你做一件事情：「準備一張 A4 紙和一枝筆，在紙上畫一個圓。」

好，你畫出來的圓長什麼樣子呢？你畫出來的圓，符合我期待的機率，恐怕近乎為零。

講話簡潔有力是好事，但我剛才並沒有正確地傳達最低底線的必要資訊，例如：圓的大小、畫的位置和顏色。大部分的人聽到「請準備一枝筆」，大多會直覺地認定對方講的就是黑色的筆。然後毫不猶豫用黑色的筆，在紙的正中央畫圓，而且還畫得很大，幾乎把整張紙都占滿。

假如這種情況出現在職場上會怎麼樣呢？是不是很有可能會產生巨大的損失？

比方說，原本想進 10 個單價 2 萬日圓的貨，對方卻送來 100 個，這樣是不是會嚇死人？但進貨的廠商是做批發的，一次賣 1 組， 1 組有 10 個。跟廠商東拉西扯講了老半天，最後隨便一句「那我買 10 份」，廠商誤以為 10 份是 10 組，送來全部 100 個的貨也不奇怪。

假如是人命關天的醫療或交通相關工作，溝通不良造成的影響，恐怕更難以想像。「以為自己講清楚了，對方卻一點也不明白」的情況，其實非常危險。以下就列出 3 個溝通時常犯的錯誤，並提出修改建議，幫助大家能夠更有效地對話。

溝通地雷1：講越多，對方越沒耐性

錯誤範例

下屬：「課長，前幾天不是天氣突然變差、下大雨嗎？那天附近有活動，多虧那個活動，我們餐廳擠滿了人，店門口排了十幾個人。在那麼忙的時候，卻有客人來問，這道菜用什麼食材？」

課長：「所以是客訴嗎？」

下屬：「不是不是……因為我不知道詳細有哪些食材，所以跟菜單管理者確認。確認完後，又有其他客人問其他菜的食材。所以我想說，可以在菜單上標示，方便客人確認。」

課長：「唉呦，原來是提案。你一開始先講清楚嘛……」

修正方法：開門見山，說清楚接下來想講什麼

被認為講話不清不楚的人，大多是按時間順序想到什麼講什麼。像剛才的例子，站在課長的立場，一開始恐怕會以為下屬只是在跟他聊天氣，導致大腦從天氣聯想到跟自己相關的場景，使人無法集中精神聽說話者接下來要講的事情。

這次課長以為是有客訴，聽到一半跟說話者確認，但有時也會遇到聽者不做任何確認，先入為主地誤以為對方講的就是客訴的情況。最後被無關的內容牽著走，而忽略了最重要的內容──也就是說話者的提案。

就算聽完對方說話，也很容易因為不知道對方到底講什麼，而備感壓力。在那種不耐煩的情況下，本來應該很受歡迎的提案，恐怕也無法獲得採納。實際上，我曾在研習營問過：「什麼樣的表達方式會讓你感到壓力？」回答「不知道對方想表達什麼」的學員占了絕大部分。

所以講話的時候，請在開頭先用一句話告知大家「你到底想講什麼」。這句話，是你想講的內容中「最重要的部分」。用一句話說明最重要的內容來起頭，對方就會把你接下來講的話，跟一開始點明的主題連結在一起。

「課長！我有個提案，我想讓客人知道菜單使用了什麼食材。」

只要開頭一句話講清楚，課長就會把你接下來講的跟提案連結在一起。開頭一句話點明想說的重點，別人就不會搞不懂你想說什麼，也不會問你：「所以你到底想說什麼？」

參考範例

下屬：「課長！我有個提案，我想讓客人知道菜單使用了什麼食材。前幾天不是天氣突然變差、下大雨嗎？那天附近有活動，多虧那個活動，我們的餐廳擠滿了人，店門口排了十幾個人。在那麼忙的時候，卻有客人來問：這道菜裡面用了什麼食材？因為我不知道有哪些食材，所以跟菜單管理者確認。確認完後，又有其他客人問其他菜的食材。所以我想可以在菜單上標示食材，方便客人確認。」

溝通地雷2：總是被問：「嗯？你在說什麼？」

錯誤範例

課長：「有沒有人有其他意見？」

下屬：「有的，課長！我希望讓客人了解料理用了哪些食材，減少過敏體質客人的不安。」

課長：「不安？什麼不安？」

修正方法：為對方做好心理準備

講話開門見山說清楚講明白，能做到這點已經很好。但在開門見山那句話再下點工夫，別人可以更輕鬆快速地理解你的想法，因為當你說話時，對方很可能正在想其他事情。

請把溝通想成是傳球。

假如有人突然把球丟過來，有多少人能瞬間接住呢？假如是我，很有可能接不到，球直接打到身上，整個人倒地滾到其他地方；或是為了躲球，整個人飛出去，不知道滾去哪裡。

人與人之間的對話也是一樣的道理。為了讓對方有心理準備，專心聽自己講話，說話要從「結論」講起。

「課長，我有個提案！希望客人一看菜單，就知道料理用了哪些食材。」

只要開頭先講清楚接下來要講的是「提案」，聽者就能把你後面要講的東西，統統跟提案連結在一起。雖然只是短短一句話，卻能幫對方了解「接下來的重點是什麼」，為對方做好心理準備非常重要。

比方說，有人說了一句「山口」，「山口」到底指的是名字、地址，還是出身地？假如對方開頭先說「我的名字叫……」，聽者就會有心理準備：「接下來的內容跟名字有關」。假如對方開頭先說「我的出身地是……」，聽者就會做好心理準備：「接下來的內容跟出身地有關」，把聽到的跟出身地連結在一起。

也就是說，我們講話最後都會有結論，開頭先從結論講起，能讓對方了解接下來要講的主題是什麼，把聽到的跟主題連結在一起。例如：「有事相求」「有事想跟您報告」「理由在於」「根據在於」「尺寸是」等。試著在表達方式下點工夫，讓聽者就算中途出神，也能瞬間進入狀況。

參考範例

下屬：「課長！我有個提案！希望客人一看菜單，就知道料理用了哪些食材。理由在於減少過敏體質客人的不安。」

溝通地雷3：常常被說「我聽不懂你想講什麼」

錯誤範例

「夏季連假我想請在 9 月，因為包含特休可以休 10 天，然後我想到韓國玩 8 天，因為便宜又很近，所以現在正在找要去韓國哪裡玩。

修正方法：限制連結詞，「一個就好」

「然後」、「所以」、「但是」等連接詞一多，聽者的注意力就容易被連接詞牽走，很難專心聽說話者在講什麼。

很有趣的是，有些人一旦使用了連結詞「然後」，整段話就會充滿「然後」。一旦養成這種說話習慣，話就會變得落落長，而且本人一點也不自覺。

就我長年的觀察經驗，「說話冗長」、「不曉得自己想說什麼」的人，共通點就是連接詞很多。

為了讓人輕鬆理解自己想講什麼，盡量避免一句話使用過多的連接詞。經常使用連接詞口頭禪的人，請限制自己「一句話一個連接詞就好」。

參考範例

「夏季連假我想請在 9 月，因為包含特休可以休 10 天。我想到韓國玩 8 天，去韓國玩便宜又很近，現在正在找要去韓國哪裡玩。」

如果能夠避開以上常發生的 3 大溝通雷點，相信無論是在會議、商談、簡報，甚至是人際關係，都有助減少雞同鴨講的情形，打造順暢的溝通語境，讓你說話、表達意見時不再被當空氣。

本文摘錄自：《一分鐘講清楚：從此不再被問「你到底想說什麼？」》，沖本留里子，方智出版