為什麼黃仁勳回信不超過6行？「簡潔寫作」更能高效溝通

莎士比亞《哈姆雷特》裡的波洛尼烏斯說：「簡潔是智慧的靈魂。」莎士比亞創造這個句子有巧妙的雙重含意。它在反諷：《哈姆雷特》是他最長的劇，而波洛尼烏斯是他筆下最愛長篇大論的角色，但這句話也完全出於真誠。

然而，在寫作者之間，卻流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念：多多益善。也許這是源於學生時代的記憶：寫作文時，我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望：寫得多，會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。

反過來說，這也可能反映一種恐懼：如果我們不多寫一點，就會漏掉一些關鍵的資訊。不管我們話太多的原因為何，事實是：多寫一點，反而更可能使讀者什麼都不讀。

冗長文章導致「TL;DR」

首先，也最重要的是，你寫得愈多，別人就得花更多時間讀。閱讀非小說時，美國成年人平均每分鐘可讀大約 240 字—平均每秒只能讀 4 個字。事實上，對於覺得冗長到難以招架的文章，現代讀者已經發展出一個常見、諷刺的短語：「TL;DR」，用來標示某則訊息或某篇文章「太長；（所以我）不讀」。

簡潔的寫作固然能節省讀者的時間和心力，卻需要寫作者投入更多時間和心力。十七世紀數學家布萊茲．帕斯卡以一句致歉道盡這個取捨：「假如我有更多時間，我會寫更短的信。」寫冗長囉嗦的文章相對容易，我們可以把自己的意識流直接轉成文字。要把沒有章法的思想化為清楚、簡潔又明確有力的訊息，需要下更多的功夫。

多數人無法掌握簡潔寫作

大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的技能訓練。雪上加霜的是，大部分人也沒有受過簡潔編輯（或自我編輯）的技能訓練。研究人員發現，人在編輯時傾向增加文字和內容，而不是刪減。

我們把簡潔寫作需要多花的心力視為一筆投資。忙碌的讀者比較願意花時間去讀簡短、清楚、有條理的訊息。如果他們真的花了心思，就更可能帶走最重要的資訊。先多花一點點時間精簡訊息，最後可能幫寫作者省下大量時間，減少後續追蹤、誤解和請求未實現的狀況。

過長訊息只會嚇到讀者

「少即是多」不只是有用的格言，也是關於忙碌讀者行為模式的實證事實：過長的訊息會嚇阻讀者投入、鼓勵他們拖延。想想你打開收件匣時，看到下列兩封信。從主旨和寄件人判斷，你知道他們和工作有關。你不會馬上細讀，而是很快掃視訊息的長度。

你會先處理哪一則呢？八成是簡潔的那一則，對吧？在我們進行的一項調查， 166 名專業人士中，有 165 名也這麼說。

讀者常把訊息的長短和它有多難、要花多少時間回應畫上等號，這也是他們可能選擇不要費心讀冗贅訊息的原因。

一般來說，讀者處理冗長訊息的速度，會比處理精簡訊息來得慢。在最糟的情況下，冗長訊息遭逢的命運，會和其他數百封躺在收件匣裡的訊息一樣：永遠不會被讀。在這裡，把這句格言反過來說也許更貼切：多即是少。

「更多」只會稀釋訊息

有更多字、更多概念或請求的訊息，往往也會稀釋所含的每一項資訊。當訊息包含更多內容，讀者就比較不可能注意、理解最關鍵的內容，或對它採取行動，這有兩個理由。

首先，略讀的讀者可能斷定自己已經了解訊息主旨而離開，但其實他們沒有抓到寫作者的要點。如果訊息只有幾個句子和單一概念，那麼就算很快地略讀也可能看得出核心概念。若訊息較長，讀者就可能不經意跳過重要的內容了。他們也可能只搜尋自己感興趣的內容或概念，一找到就走—不管這是不是寫作者心目中最重要的。換句話說，讀者可能滿足了自己的目標，作者的目標卻未達成。

其次，較長的訊息更容易耗盡讀者的注意力和專注力。在名稱絕妙的研究〈TL;DR：較長的文字段落會增加無意間的走神率〉中，一群美國和加拿大研究人員指出，閱讀較長的訊息時，讀者的注意力更可能漂走。讀者一旦分心、沒有把冗長的訊息從頭讀到尾，就可能漏掉寫作者的關鍵資訊。

簡潔寫作需要狠下心砍掉不必要的文字、句子、段落和概念。刪掉你花了時間精心刻畫的文字可能很難，但這麼做卻會增加受眾閱讀的可能性。前《時代》雜誌總編輯南西．吉布斯告訴她的團隊，每一個字都須贏得它在句子裡的位置，每一個句子都要贏得它在段落裡的位置，每一個概念也必須贏得它在文章裡的位置。

本文出自：《高效工作者必備的秒懂溝通：哈佛教授教你輕鬆贏得注意力與信賴》，泰德．羅傑斯、潔西卡．雷斯基─芬克，先覺出版