想保持注意力？遠離多工陷阱：提升專注力的4個高效策略

當我坐在書桌前，整個世界彷彿就在腳下，自己能即時接觸各種訊息、電視節目和小狗走鋼絲之類的怪異影片，即使是近代最富有的統治者也不曾享有訊息如此發達的生活方式。

人腦的執行系統處於微妙位置，一邊通往健康、高效的精神存在，另一邊則通往在訊息浪潮中迷失自我的無意義人生。問題就在於，人們在進化過程中養成了發現新奇事物的能力。控管注意力除了要能保持深度專注，還要在單一任務上保持長時間的注意力。

多工處理反而增加總花費時間

多工處理可以是同時執行兩項任務，但最常見的是在任務之間快速切換，這時大腦需要一點時間來重新定位，找出新任務的規則。這種重新定位耗費的時間，就是所謂的「切換成本」（ switch cost ）。

大衛．邁耶教授發現，雖然單次切換注意力的成本很低，但多次下來累積的成本卻很高。他認為，在不同任務之間來回切換的多工處理，將導致完成任務所需的總時長增加4成。

4個策略減少注意力切換

1. 大段分割任務時間

這個簡單的道理告訴人們：若能延長專注於任務的時間，就能獲得更大的成就。切換的次數愈多，大腦的運作就愈吃力，思考速度也會愈慢。我把這種策略稱為「大段分割」，也就是按照任務或活動把時間分割成幾大段，而不是每次進行一小部分。

哈佛商學院企業管理學福特講座（ Edsel Bryant Ford ）教授泰瑞莎．艾默伯（ Teresa Amabile ）研究 9,000 位創意產業工作人員，發現他們一天中大部分時間如果只做一個專案，往往會有更大的突破。

這聽起來可能很理所當然，但實際感受恰恰相反。

每次切換工作時，大腦會釋出少量多巴胺，幫助人們覺得自己有能力、效率好及效益佳。人們在撰寫報告、接電話和閱讀電子郵件之間愈頻繁切換，把任務一項又一項地處理掉，就會愈「覺得」自己有效率。人處理需求的速度愈來愈快，多巴胺也會跟著節節升高。

人往往將多工處理帶來的快感，誤認為真正的高效，所以我們必須學會辨別二者。這種快感讓人對效益產生長期錯覺，以致欺騙自己，誤將迅速處理不相關任務的能力視為良好的工作表現。

事實上，商業研究公司BaseX的分析師喬納森．史培拉（ Jonathan B. Spira ）特別提出多工處理營造出的忙碌假象，其傷害有多麼嚴重。由於多工處理導致低效率和低效益，僅僅是美國本土的知識工作者每年浪費的時間就多達280億小時。

不妨把一整天活動分成幾大段，而且任務愈複雜，需要的持續時段愈長。當然，人生是一齣不時上演突發事件的戲，導演會拍拍你的肩膀，分散你的注意力，但你仍應設立目標，最大限度地利用專注時間。

2. 減少多工處理

如果你讀到這裡時心想：「好吧，我大概明白了，但多年來，我一直處於多工模式……是這方面的專家。」那麼，我希望你再想一想，腦力有幾個方面並不是有做就好，多工處理正是其中之一。

史丹佛大學的研究人員將人分為兩類，一類是典型的媒體多工重度使用者，另一類是較少多工處理的人。

他們原本預估經常多工處理的人這方面能力會更強，卻意外發現情況恰恰相反。這些人在多工處理能力測試中表現不佳，原因在於，連續多工處理者分辨好壞的能力較差，很容易被不相關、不重要的訊息干擾。你愈常多工處理，就愈容易分心，思考力也就愈低下。

所以，我一再強調，多工處理會降低腦力和各方面表現。

3. 找出並避免令你分心的事物

你工作時多久會切換一次任務？無論你推測的時間是多少，我敢說一定低估不少。波士頓學院在《網路心理學、行為和社交網路》（ Cyber psychology, Behavior, and Social Networking ）雜誌上發表研究報告指出，人們往往會低估自己分心的頻率，實際的數值足足有十倍之多。

研究人員讓受試者待在有電視的房間裡操作電腦，自己則是在一旁監測受試者眼球在兩個螢幕之間來回切換的頻率。根據受試者的自我估計，他們的注意力每 4 分鐘會轉移一次，但實際觀測眼球移動的結果顯示，他們的注意力每 14 秒就會轉移一次！

另一項針對上班族的研究表明，人們往往每隔 3 分鐘就會換一次手邊的任務。這個結果令人擔憂，因為加州大學資訊學系教授葛洛莉亞．瑪珂（Gloria Mark）發現，上班族若受到電話或電子郵件等各種干擾，平均需要23分鐘才能重新進行原來的工作。

人不可能完全不分心，然而，很多時候是自己的問題。事實上，瑪珂發現，44% 的任務中斷都是自己造成的。倘若自己能誠實面對，就會發現頻繁切換往往不是出於必要，而是因為深度思考之類的活動需要耗費更多腦力，相較之下，新奇事物更令人興奮，簡單事物則更具吸引力。

因此，人們會被新郵件的通知音效觸發，轉而察看收件匣；會跟別人聊天，而不是持續解決嚴峻的挑戰。

最好能一開始就避免分心，每個人首先要注意的應該是Outlook的通知音效，請立刻關掉它，更好的辦法是在處理大段工作時關掉Outlook。此外，也可以把手機調到靜音，或者至少把訊息通知調到靜音，並移除視覺誘惑。

現在就想一想，可以避免哪些害你分心的事？該如何避免？

4. 處理瑣事採取機關槍式掃射

為了讓自己正確且專心進行大段活動，你需要制定一個策略，以便處理電子郵件和待辦事項清單的簡單任務。

我將這個方法稱為「機關槍掃射」，這聽來可能很極端，但我喜歡想像這樣的場景：迅速掃遍電子郵件和訊息，消滅這些令人分心的事，然後回到優先層面的任務，用大段時間來處理這些事。每天查閱收件匣時，我很少看到足以改變世界的東西，但這並不意味著我可以完全忽視它。

對收件匣和其他雜事進行機關槍掃射時，我有3個要訣：

• 在特定時段進行
  在一天中的某些特定時間點用機關槍掃射，其他時段一律關閉電子郵件，也不去處理清單上的任務。無需透過待辦事項清單來告訴你什麼最重要，這種事自己早就知道了，而且若是不知道，那意味著它一點都不重要。
   
• 限時掃射
  瑣碎任務有一種特質：如果想要完成所有任務，很容易一整天都陷在裡面。因此，設定一個截止期限，或者是採取更好的方法，在自己面前擺一個時鐘。這不僅能守住時間，讓你做重要的事，還能為掃射製造一些緊迫感。
   
• 遵循「2分鐘法則」
  如果收件匣或任務清單有2分鐘以內可以辦完的事，那就立即處理。否則，整理或歸檔的時間成本將超過實際完成所需的時間。

在這個被通知聲與資訊流淹沒的時代，能專注就是一種競爭力。真正的高效不是同時完成更多事，而是用心完成最重要的事。當你學會控制注意力，而非被注意力牽著走，才能從忙碌假象中抽離。

本文摘錄自：《終結低效苦勞的不瞎忙：告別過勞空轉人生，掌握「該做什麼、為何要做、可以怎麼做」，就能愈做愈少，愈成功》，作者： 托尼．克拉比，方言文化