擺脫「有聽沒有懂」　掌握３秘訣讓職場溝通零失誤

當你想要與某人私下協調或想請對方為某件事預做準備，但是結果卻不如預期，原因往往在於對方沒有確實理解你的意思。而且傳達過程中所產生的瑕疵，往往出現在說的一方，而非聽的一方。

不管是在生活上，還是在工作上，我們都經常必須將自己的想法傳達給他人。因此只要稍微學一點傳達上的技巧，必定能為自己和周遭的人帶來莫大的好處。那麼，到底該怎麼做才能將自己的想法確實傳達出去呢？

謹記5成傳達率法則

第一步，就是不要天真的認為對方一定能完全理解你的想法。

每當我們在表達內心想法時，總是會以為對方已經完全理解，但這其實只是心中的期待所產生的錯覺。當你將某件事告知了某人之後，是不是也常抱著「對方一定已經理解」的念頭？只要你能放下這個念頭，傳達率就會上升。

沒錯，你只要想著「對方只理解了一半」，實際的傳達率就會大幅提升。說得更明白點，「告知」與「理解」完全是兩碼子事。我經常提醒自己，不管我說出什麼話，對方大概都只能理解一半。

例如參加我的研習課程的學員們，研習結束後都必須提交報告，但從報告的內容可以明顯看出來，每個學員們都只吸收了我所講授的課程內容的大約一半。因此我將這個經驗法則稱為「5成傳達率的法則」。

在實際的工作上，有時我向部下傳達了某項指示後，要部下複述一次，部下說出的內容可能會出現微妙的歧異，甚至是徹底誤會我的意思。像這樣的狀況可說是屢見不鮮。

職場上發生的麻煩事，絕大部分都肇因於像這種傳達上的疏失。我相信你應該也親身經歷過這種「到底有沒有說過」之類的爭執吧？

３大重點提升傳達率

此外，要提升傳達率，還必須掌握 3 大重點：

1. 確認

第一個重點是確認。只要在告知之後，立即確認訊息是否正確傳達，當發現傳達錯誤時，就能立即更正回來。

因此，你應該養成「不管委託他人任何事情都要加以確認」的習慣。如果你不好意思在告知之後立即確認，可以選擇在對方執行到一半時確認進展狀況。

2. 改變告知方式

如果原本只是口頭告知，可以改成一邊畫圖一邊說明，將能讓想傳達的訊息內容更加容易理解。此外，交叉使用不同的告知方式，也是提升理解容易度的技巧之一，例如在寫電子郵件告知後，打電話向對方確認。

3. 使用定量化語言

同樣的訊息，可能帶有「定性」或「定量」這兩種不同的性質。

一個只定性化而不定量化的訊息，在每個人的心中可能會產生不同的解讀方式。例如「儘量快一點」這句話，有些人可能認為是「 10 分鐘以內」，但有些人可能會認為是「 1 小時以內」。換句話說，這並不是一個適當的傳達方式。

相反的，一個定量化的訊息，必定會包含一些放諸四海皆不會改變的尺度。以前面這個例子而言，如果改成「在下午 3 點之前」之類的說法，對方所能理解的訊息精準度就會大幅提升。

重點不在於是否已經告知，而在於對方是否已經理解。只要能夠改變傳達訊息的方式，工作自然也會變得更加圓滑而周到。

本文摘錄自：《再忙也不會出錯的精準執行力：日本頂尖企管顧問教你專注B象限的「周到化工作術」》，作者： 鳥原隆志，樂金文化