人資專家破解勞資爭議 加班做到這點才算有價值
隨著勞工意識抬頭，相關法令越來越嚴格，因為加班衍生的勞資糾紛也變得常見。加班究竟該怎麼認定？勞資雙方該如何保障自己的權益呢？
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加班這檔事一直是公司管理的一大重點，加班所增加的成本也是管理階層所關注的。但「以廠為家」的時代已成過往雲煙，相關勞動法令越來越嚴格，勞工意識也已抬頭，導致企業和員工對於加班的認知常有不同的解讀，故未給足加班費一直是常見的勞資爭議原因。
加班認定不同導致爭議
從勞動法令規定和員工的認知，只要是在8小時正常工作時間以外的工作就是加班，這個標準其實很簡單明瞭，是加班就按規定給加班費，但為何還是有公司未給足加班費的情況呢？
除了一些為了降低成本，刻意明顯未給足加班費的違法外，很多是公司管理階層和員工對加班的認定不同，兩方在一些模糊空間有所爭論，公司常被批評「凹」員工的加班時間，但也有些員工在「凹」公司的加班費，這些情況在企業裡層出不窮。
即便公司有加班申請的規定，但在實際執行上仍有諸多問題。常有一些中小企業主問我如何控管加班，他們會問這個問題通常是覺得有些加班是不需要的，是工作效率的問題。現在就讓我們談談加班和工作效率。
加班必須勞資雙方都同意
怎樣才算是勞資雙方都同意加班呢？白紙黑字當然是最合適的，有加班申請的作業規定，員工有申請加班的權利，主管有審視及核准加班的管理責任。有些公司直接以打卡時間計算加班，這樣做就不要去質疑加班的必要性；有些公司會在新人到職時要求先簽訂自願加班的書面文件，以為這樣做員工就必須配合公司加班，這就有強迫員工加班的嫌疑了。
加班時間的認定
不是有加班申請規定就表示沒問題，相關法令雖有清楚的規定，但在實務上仍常有一些爭議，例如：
- 規定每工作4小時要有至少半小時的休息時間。在製造業，晚上加班時，機器不可能關機而讓操作員休息半小時，縱使有安排人員輪休，員工也希望直接繼續做完能早點下班。
- 超過加班申請的時數要不要計算加班費？還是以下班打卡的時間計算？
- 下班時間後逗留在公司（共乘汽車、等雨停、比較不塞車等），沒有實際工作或是做些非必要的工作，要以下班打卡時間計算加班費嗎？
- 前置準備工作和善後收拾工作，算不算工作時間？
不論哪種狀況，加班還是看「是否有實際工作的事實」，不管有沒有按公司規定提出加班申請，如有爭議時，最後的認定依據是「打卡時間」。
在「勞動事件法」中，有一項重要的觀念：雇主有管理員工出勤的權利和備置出勤紀錄的義務，對於工作時間有較強的證明能力，所以在工作時間認定有爭議時，雇主必須提出相關的管理資料做為證據。
這表示：雇主必須做好員工上下班打卡的管理！員工是否有加班工作的事實，舉證責任在雇主，員工打卡不按照公司規定，雇主有權利和責任去糾正管理。（請見勞動事件法通過對公司人事管理有哪些影響？實務上又該如何因應？）
不能增加營收的加班是沒有效率的
我們常說加班是沒有效率的！我在上課時提出一個簡單的論點：如果加班的產出能讓公司增加營收，這樣的加班就是有價值的，即使多支付加班費也值得；反之，如果加班不能讓公司增加營收，這樣的加班是增加成本，就很容易被檢討工作效率問題了。
一般而言，生產部門加班通常是被同意認可，因為可產出更多的產品，但因不良品的重工加班則是會被檢討改進的；業務及研發部門加班可以增加客戶訂單，但行政部門的加班就常被質疑工作效率！
也許一些行政部門的夥伴對我這樣的說法不表認同，認為行政人員之所以會加班的原因，常常是其他部門造成的，或是工作太多而人員少所致。
我本身在國內外企業從事人資管理工作，是間接的行政部門，所屬人員只要有加班，我都會去檢視其必要性，看看是否有改善的做法來減少加班，這些做法通常涉及跨部門溝通和個人作業習慣。
實務上有很多加班被歸咎是人手不夠所致，但在增補人員之前，應該先找出不正常的加班原因並加以改善。舉例來說，很多公司人資人員都要加班計算薪資，這是正常的嗎？現在就分享2個實例：
案例1
我擔任 ERP 專案經理時，總經理給了一個任務目標：員工薪資發放日期從每月10號提前到5號。財務部門要求人資人員要在每月3日中午前提供薪資資料，以利後續的財務發薪作業。 這下慘了，全公司200多位員工，唯一的人資人員目前已要加班算薪資了，更遑論只有2.5天的薪資計算作業時間！
這是我第一次接觸到人資工作，身為 PM 只好先了解那位人資人員的每天工作，發現她桌上累積一大疊加班單、請假單、勞健保等相關單據，等到發薪日的前幾天才開始加班趕工，平常則做其他的工作。
由於公司要導入 ERP 系統，我即要求該人資人員務必每天完成當天的加班單、請假單等，初期因為其他部門員工仍習慣事後才補單，無法如期在每月3日中午完成薪資作業，但在不斷要求和宣導之下，在系統上線第5個月終於能做到每月3日上午提供薪資資料給財務部了！這位人資人員也不必再加班算薪水了！
案例2
我在越南某間擁有7000名員工的大型傳產公司任職，到職第一個月月底時，人資部門擠滿了一大堆人，到了下班還沒處理完，要加班處理！
經詢問後得知：這些人都是各部門的組長級幹部，月底來進行所屬員工的加班和請假的補單和修正，以免影響員工薪資。 人資部門負責出勤管理有4位職員，為了把薪資作業做好，每月底到發薪日的幾天都要加班，人資副理和課長都覺得這樣很正常，過去都是這麼做啊！其他部門主管對於這樣的情況也感到無奈！
新上任的我，做了以下的調整：
- 加班和請假的補單和修正，由原本每月1次調整為每周1次。
- 以每1小時為單位，排定各單位來調整的時間表。
- 要求4位負責出勤的人資人員必須每天控管及催促出勤異常的單據補正。
漸漸地，7000人的出勤管理和薪資計算步入軌道，4位負責出勤的人資人員還可以挪出時間協助招募作業呢！
公司每一個職務都有其價值所在，能直接或間接為公司增加營收或降低成本，但加班是非正常的額外工作，加班越多表示管理出現問題或是人員不足，大家也都知道加班的壞處多多，但怎樣的加班是有價值的？
除了上面所提到「加班的產出能讓公司增加營收，這樣的加班就是有價值的」，還必須是勞資雙方都同意的才能皆大歡喜！
原文連結：怎樣的加班才是有價值的？
