差勤管理５難題中幾個？用對工具輕鬆符合勞基法打卡規定

居家辦公、遠端工作已成為新常態，每天忙碌工作的老闆、HR，公司是否還在使用傳統打卡機，管理人員的差勤作業呢

每月耗費大把時間，人工核對計算每日員工「出勤工時」，已經讓人頭昏眼花，尤其根據勞基法的打卡規定，出勤紀錄須明確到「分鐘」。若因遠端或外勤工作無法即時打卡，不僅恐影響薪資計算，還有可能遭受9-45萬罰鍰！

重點是，這樣耗時的差勤作業，每個月都要重來一遍！如何才能方便、省時輕鬆地完成，還能因應不時變動的「勞基法打卡規定」呢？

勞基法打卡規定與排班要點

出勤紀錄

• 每日記錄到「分鐘」
  雇主須記錄員工每日實際上下班時間，精確到「分鐘」，確保工時、加班費計算的準確性，防止爭議。
   
• 紀錄保存期限為 5 年
  出勤紀錄須保留 5 年，即使員工離職也不得提前銷毀，建議可搭配電子打卡、雲端系統自動保存，減少遺失風險。
   
• 適用於遠端、外勤工作者
  即便員工採取遠端或外勤工作模式，雇主仍應提供適當的出勤紀錄方式，確保工時管理符合法規。
   
• 無論公司規模大小皆適用
  即使是中小企業或新創公司，只要雇用員工並有出勤制度，就適用出勤紀錄規定。
   

排班公告

• 班表需「提前7日」公告
  為了保障員工工作與生活安排，排班表需在開工前 7 日公告，無論是紙本公告、LINE群組、內部系統公告皆可，以供員工查閱。
   
• 臨時更動班表須經勞工同意
  已經公告的班表如需異動，必須取得該名員工的同意，並建議透過書面、簡訊或系統確認留下紀錄，避免日後爭議。
  
   
• 彈性工時、變形工時需「書面約定」
  若企業採行彈性或變形工時制度，雇主必須與員工事前簽訂書面約定，以符合法規要求並保障雙方權益。
   

傳統的差勤管理作業，常見5大難題

1. 遠端、外勤工作，出缺勤紀錄不易整合

傳統打卡機，方便員工在公司上下班做打卡紀錄，若是遇上要居家工作、出差、外勤人員，該如何完整記錄出缺勤？要是紀錄不夠完整，還有可能會影響發薪作業。

2. 每月薪資計算，須人工計算「出勤工時」

紙本打卡差勤管理，必定是「發薪人員」的惡夢，結薪日期將近，就感受到生人勿近的氛圍..拿起紙本開始核對出勤、請假、補卡紀錄，統整人員出勤資料，深怕錯過任何細節，要再重頭來過。

3. 出勤資料保存不易，勞檢恐受罰

勞基法規定，企業應保存5年勞工出勤紀錄，且應每天記錄勞工出缺勤至「分鐘」，包含所有的出缺勤、請假資料。無關乎企業的規模大小，一旦面臨勞檢，只要少了任何一筆紀錄，都有可能面臨最高45萬罰鍰！

4. 遲到、加班難控管，難防止代打卡問題

紙本打卡容易發生同事代打卡，或是加班申報不實的問題，出勤作業管理不易，即便投入人力檢視，也難做到完善。

5. 無法即時因應法規更新

法規不時更新，2025年基本工資調漲為28,590元，而勞健保、勞退的級距也隨之調整；若是企業來不及跟上，事後才發現錯誤，要花更多時間去彌補，還可能吃上罰則。

1HR智慧管理打卡與排班　應對勞檢無煩惱

1111人力銀行推出的「1HR人資管理系統」，提供雲端打卡功能，讓同仁居家工作透過手機就能「打卡、請假、簽核、工作回報、排班」，有效減少人資46%差勤作業。

1. 自動化管理出缺勤 法規即時更新

系統可即時掌握人員出勤異常、超時判斷通知，完整紀錄出缺勤，因應勞基法規系統隨之更新，讓人資輕鬆管理差勤作業。

2. 支援多元打卡，整合管理出勤紀錄

整合各式打卡匯入(人臉辨識、指紋..等)、APP打卡、GPS打卡、電腦打卡，即時掌握員工打卡時間、地點，人資可依照人員職務需求，開放打卡範圍及打卡類型，方便好管理。

3.個人差勤及給假規則，可專屬自訂​

可專屬自訂公司出勤規則，包含員工班別（固定班、變動班）、打卡方式、加班和特休規則（曆年制、周年制），系統預設「行政機關辦公日曆」可直接套用，也可「批次快速套用」差勤及給假規則，還能針對個人進行微調。

4.行動打卡 遠端、外勤管理最方便​

針對外勤、遠端工作，提供手機GPS打卡功能，支援彈性上下班、多段班打卡，還能即時匯出完整出勤記錄，勞檢不擔心。

5.自訂簽核流程 彈性不設限

補卡、請假、加班、公出等簽核流程，透過雲端系統、手機即可完成，簽核流程不限組織層級、簽核角色、數量，依公司需求自訂，適用於各種組織流程。

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