主管交辦工作總是沒成果？5大委任重點讓團隊一次做到位

有些管理者將工作委任給小主管或團隊成員的方式相當隨便，比如說：「這個請在○○之前完成，交給你啦！」這樣十分糟糕。

這時候團隊成員只能依照自己的能力與標準來處理，結果就是達不到管理者的要求。團隊成員還可能會覺得：「主管只是將自己不想做的事情硬塞給我……」

工作責任可以分成「委任責任」與「執行責任」

前者是管理者應負的責任，後者是被委任的團隊成員應負的責任。

履行委任責任時，最重要的是判斷「什麼任務要交給誰」、「那位團隊成員是否具備完成任務所需的經驗與知識」。換句話說，要善盡委任責任，管理者必須清楚知道「什麼任務要交給誰」，以及「為什麼是交給他」。

主管交辦工作的5個重點

1. 賦予意義與價值

主管必須向下屬說明「為什麼要執行這項工作」，讓對方理解背景與目的，傳達這項工作的「重要性」。若忽略這一點，團隊成員可能會覺得：「主管都把不重要的業務丟給我……」、「主管只是把自己不想做的事情硬塞給我……」

以「管理者委派小主管訓練新人如何打電話約見顧客，並定期給予建議」為例：新人的首要任務是培養基礎能力，而基礎能力的培養，仰賴足夠的工作量。

新人能做的工作還很少，實際打電話約見顧客，是累積工作量的重要過程。訓練新人的談吐技巧，他們成功約見顧客的機率便會提升。

當然，新人的表現是好是壞，也要看教的人是誰、用什麼方式教。如果教得好，新人的經驗自然會提升；如果教得很隨便，則永遠也鍛鍊不到基礎能力。

因此，訓練新人的談吐技巧，可是攸關新人的未來發展，而主管必須像這樣向被委任的團隊成員說明這件事的重要性與意義。

2. 清楚說明工作量與完成標準

管理者要訂立明確的標準，清楚說明這項工作要做到什麼時候、做到什麼程度才算「完成」。

以指導新人打電話約見顧客為例，管理者可以這樣說明：「我希望到4月底之前，你可以讓所有新人都熟記腳本，能夠自行打電話約見顧客，而且每人每天都能達成至少3筆預約。」像這樣，清楚說明你希望對方創造什麼樣的未來。

3. 說明「為什麼委任給你」

管理者要清楚說明，為什麼選擇該名團隊成員執行這項任務。千萬不能說：「你最近應該沒什麼重要工作，這件事就麻煩你了。」

可以像這樣說明：「你約見顧客的成功率是我們團隊裡面最高的。你的話術容易模仿、學習，再加上你很會教人，有你的細心講解，新人一定可以學得很快。希望能運用你的經驗與技巧，指導新人。指導新人的經驗，對你未來升任主管也很有幫助。」

4. 描述可以實現的未來

管理者要展示完成任務後可以實現的未來：

• 公司的未來
  「我想請你訓練新人，提升我們營業所約見顧客的成功率。未來，也有機會將這套模式推廣至其他營業所，建立全公司統一的新人教育體系，為來年招募新人打下良好基礎。」
   
• 同事與顧客的未來
  「讓新人接手前輩的工作，這樣前輩就能空出時間，投入提升顧客滿意度的活動，這對同事與顧客都有正面影響。」
   
• 自己的未來
  「這次指導新人的功勞，對你升任主管非常加分。未來，你當上主管，指導全營業所新人的經驗，也會帶給你莫大的自信。」
   

以上只是舉例，不過，就是要像這樣說明團隊、組織、企業的未來發展，對顧客、合作企業、工作夥伴的助益，以及對被委任的團隊成員自己有什麼好處。

5. 訂立中途回報的標準

委任不是放任，必須訂立中途回報的標準，督促團隊成員回報狀況。

舉例來說，你希望掌握進度，可以像這樣向團隊成員說明回報的標準：

• 「請在每天的報告中寫下『當天的狀況』。」
• 「請每週回報一次『當週做了什麼』、「取得的進度或成果』。」
• 「請隨時透過訊息或郵件向我回報『進展順利的部分』和『不順利的部分』。」

及時回報，就可以及時修正軌道，或是及早提醒對方達成設定的目標。

以上為妥善委任工作的5個重點，雖然以指導新人打電話約見顧客為例說明，不過基本概念是一樣的，主管可以依照自己的狀況、實際委任的工作，彈性運用。只要確實做到這5點，即使管理者不在場，也能做到和管理者在場一樣的成果，實現「透過他人完成工作」，這就是引導式管理。

本文摘錄自：《帶人，先讀這本書：業績倍增、人際互動良好的引導式管理》，作者： 橋本拓也，先覺出版