主管交辦任務時,真正要學習的六大重點
被主管指派工作是上班族的常態,但你可能不知道,在這些任務中藏著能夠幫助你在職能或者職涯上成長的重要資源。了解這六大重點,抓住主管提供與你的磨練機會吧!
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最近是每季績效面談的時間,我與每位夥伴回饋了上一季的OKR執行狀態。幾次下來,我發現夥伴們都可以很好的完成任務,也嶄露更多成長潛力。因此,我將回饋焦點放在完成任務的同時可以提升的面向,而不是執行進度或是遭遇困難的討論。
當主管交辦任務給你時,你其實也可以選擇在每個任務中都能夠學習與成長,讓自己更有能力承接高難度的任務、達成更深遠的目標,並發揮更重要的角色,甚至是有朝一日接手主管的位置。
當你收到任務時,你應該學習的是什麼呢?以下是主管交辦任務時你真正應該學習的六大重點。
一、專案管理:學習達成任務管理風險細節
接受任務時的首要學習是將任務順利完成。意味著你必須反覆的學習提案、計畫、評估、安排資源、控制時程、以及設定小目標來達成明確的任務目標和里程碑。在整個專案進行期間,設定關鍵里程碑與主管回報、對焦,以確保任務進度順利。掌握這些細節管理能力,而不會東漏西漏,將決定主管是否願意交辦更大的專案給你。
例如活動的辦理。當你處理一個預算一萬的小型活動,你只需要掌握基本流程,讓參加者享受愉快的活動即可,其他的主管可能睜一隻眼閉一隻眼。然而如果你今天接手100萬的大型活動。你需要考慮更多細節,如工作成員分組、任務定位、細流,並不斷演練活動可能遇到的風險及擬定配套方案。這些能力在平常小型專案時就必須刻意練習。
二、跨部門合作:學習如何爭取資源創造效益
學習如何與其他部門的成員合作,共同追求共同目標。了解不同部門之間的合作方式、風格和需求,以支持跨部門合作的順利進行,促進合作夥伴關係的建立。我不太會直接介入跨部門的討論,通常會鼓勵夥伴練習去跟跨部門開會,我則從旁觀察合作情況。
有些人認為,出了部門的任務應該由主管跳出來處理,其實大錯特錯。現今的工作往往需要不同部門之間的協作。如果你不學會有效合作,會導致會議的過程只是分配任務。而缺乏互動和互利,對方也不會投入人力與資源給你,這樣的合作是不會成功的。
三、表達溝通:學習溝通表達衝突管理
每當進行提案報告時,「溝通」是將你的觀點與行動方案推銷給他人的過程,讓你的案子爭取到更多人的支持。我第一次在50多位主管面前報告時,常被砲得一蹋糊塗。但當我主管在中間跳出來解圍、補充時,卻都能夠說服其他主管。後來我發現他能更精準的回應對方的需求,但不脫離整個案子的核心訴求。千萬不要覺得是不是自己表現得很差,主管才要出來插嘴。
我通常會給予同仁有對外報告的機會,會前如果聽過報告覺得沒什麼問題就可以上場了。除了訓練自己的表達能力外,面對質疑或反對時如何與他人協調並處理衝突,提升自己的衝突管理與臨機應變的能力。我會在需要的時候進去救你。
四、行事邏輯:學習是如何看一件事情
主管交辦任務時,最珍貴的學習機會之一是學習決策邏輯。例如,我自己在交辦任務時,如果我對任務沒有70%的掌握,我可能不會將任務交給出去。這並非想要限制夥伴的能力,而是希望夥伴能在執行任務時,能有清晰的邏輯與想法。
所以一開始接到任務時,我都會清楚的說明這件案子我是怎麼想、可能會怎麼做,做出來的結果是什麼。隨著掌握的程度增加,我會更多地聽取夥伴們的想法,如果提供的解決方案不會與我原本規劃偏離太遠,我都會鼓勵夥伴們嘗試。掌握的邏輯不是主管要微觀管理,而是夥伴們做出來的成果要有一定品質,並且能夠讓夥伴們學習另一種觀點與做法來成事。
五、決策重點:學習主管在意的點與部門利益
決策的重點往往是主管在意的點,也與部門的價值觀相關。有時候你可能具備很高的專業能力,但卻未被賦予重大的任務,可能是因為你沒有完全掌握主管的決策重點。我覺得這是大多人忽略的點。
舉例來說,如果在某個特定任務中,主管在意的點是將流程簡化,但你硬要投入大量時間跟人力來完成工作,那麼你的焦點與主管是不同的,被打槍的機率當然很大。
每個部門都有自己要捍衛的利益,如果你在每個任務中都犧牲了部門的利益來創造個人工作成果,那麼主管就不會將重要的任務交給你。沒有主管會希望任務交辦的結果是損害部門的Credit。
六、擴大視野:學習你比自己想得更有能力
記得完成任務是你的責任。主管最重要的責任是推動組織的成長與發展,讓每一項工作最終都能達到1+1>2的綜效,帶領你跨過舒適圈的邊界並擴大視野。舉例來說,最開始你可能只是負責雇主品牌行銷的貼文而已,但最終卻創造了意想不到的流量,這讓你對自己的能力有了新的看法與信心。
又例如你可能認為主管交辦的任務只是表面工作,但當你成功地完成了任務並達到預期效果時,主管可能會連結更多資源來支持你,讓任務結果又上了另一個層次。
以我自己為例,我過去產學專案的招募人數已經到了二位數,但後來主管挹注了更多資源與人力,甚至還辦了聯合發表會,讓招募人數到達了三位數,這其實更增加了我在招募策略面向上的信心。
這六大重點,包括學習達成任務管理風險細節、如何爭取資源創造效益、溝通表達與衝突管理、行事邏輯的培養、對準主管期待與部門利益、發現你比自己想像的更有能力,這些都是比100%完成任務更重要的學習點。這樣的學習將讓主管更加信任你,願意將更重要的任務交付給你,讓自己在職涯中不斷進步和成長。
原文連結:主管交辦任務時你真正應學習的六大重點