專案越管越混亂？用系統思維破解專案管理

專案管理源自「系統管理」的概念，專案管理被視為是系統管理的應用。可見專案的本質是系統，管專案，其實就是管系統。

什麼是系統？

「呼吸系統」就是解讀系統的最佳案例。呼吸系統是：「在一段時間內，藉由身體中相關連的器官，彼此進行因果互動， 才能順利完成通氣和換氣的呼吸功能。」

我們把這段話跟「專案」的定義連在一起比較：「在有限的時間，透過一群人共同合作，創造出獨特的產品、服務或成果，來解決重要的問題，或者是做到使命必達。」

呼吸系統是在「一段時間內」進行，而專案也是在「有限時間內」進行；呼吸系統是藉由「身體內相關連的器官， 彼此進行因果互動」來運作，而專案是藉由「一群人共同合作」來運作；呼吸系統要完成「通氣和換氣的呼吸功能」，而專案則是要完成「解決重要的問題，或做到使命必達」。

有沒有發覺，這兩者簡直就像是雙胞胎？

以「系統」綜觀專案管理

系統就是藉由「組成元素」（如鼻子、咽喉和肺等器官） 彼此之間的緊密連動，以達成整體的功能或目的（呼吸）；而專案則是藉由具備各種技能與專長的成員組成團隊，每一位專案成員就像是一種器官，需要一位專案經理驅使各個「組成元素」彼此互動、共同合作。

所以，專案經理首先要分派誰適合當鼻子、誰適合當咽喉、誰適合當肺……接著想辦法讓成員互動，達到共同合作的境界，才能「如期」、「如質」、「如預算」地完成專案的交付標的（獨特的產品、服務或成果），讓專案贊助者可以使 用交付標的來解決重要問題或順利達標。

另一方面，當呼吸功能發生問題時，我們也不會只關心鼻、咽喉或肺等單一器官，而是會去想：喉嚨裡有痰，這是喉嚨造成的嗎？還是鼻涕倒流所致？如果是喉嚨的問題，解決策略是吃喉糖或喝水來紓解；然而吃了喉糖、喝了水，喉嚨卻仍然有痰，而且還因為喉嚨不舒服而想咳嗽，咳久了，肺又受到影響……這就是系統「牽一髮動全身」，以及「見山非山」的特性。

然而，「牽一髮動全身」與「見山非山」的問題，在專案管理經常發生。最明顯的就是專案經理在管理專案時，很容易把「如期」、「如質」、「如預算」當作獨立目標來追求，而陷入「治標不治本」的錯誤：

進度出問題而無法「如期」時，就直接加班；品質不良而無法「如質」時，就重作；成本超支而無法「如預算」時，就設計變更。

這種「見山就是山」的管理行為，就是專案陷入「治標 不治本」惡性循環的開始。

換個系統腦，別怕想太多

時間、品質、成本就類似於器官，彼此之間互相連動，如果為了解決「如期」的問題，以致過度加班，有可能發生成員因疲勞而容易做錯，造成品質不良的現象而無法「如質」；還有，加班要發放加班費，重作也是要花成本的，這些都會侵蝕專案的利潤，讓專案後續進行無法「如預算」。

這種會互相影響的因果關係，就是系統的必然性。當專案經理沒有把專案當成系統，或是在解決專案管理相關問題時，忽略了前述「牽一髮動全身」與「見山非山」的特性，很容易會想出火上澆油的對策，衍生出後遺症或反效果。

可是，面對問題時要能「見山非山」、分析問題時要仔細考慮「牽一髮將會如何動全身」，恰恰不是我們台灣人思考問題的DNA，有時候反而會被冠上「想太多」、「腦迴路太複雜」的大帽子。難怪專案對很多人來說，是越管越難管，問題越管越多。

無論你現在管的是3人小專案，還是跨國大專案，唯有換個系統腦，開始進行系統思考，才能徹底擺脫專案難管的困境。

本文摘錄自：《一頁紙做兩倍事，高效專案工作法》，作者：楊朝仲，天下雜誌出版